Was ist ein Beleg? Definition, Arten und Bestandteile

Beleg im Rechnungswesen: Definition

Ein Beleg dient immer als Nachweis. Im betrieblichen Rechnungswesen wird daher der Begriff „Beleg” als Überbegriff für eine Vielzahl von Dokumenten verwendet, die zur Dokumentation von geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben verwendet werden. Zu den Belegen zählen unter anderem Rechnungen, Kassenbons oder auch Quittungen. Ein Beleg ist also immer ein Beweis dafür, dass und wie ein Geschäftsvorfall stattgefunden hat.

Belege sind elementare Bestandteile jeder Buchführung, da sie die Grundlage jeder Buchung bilden. In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) wird nicht umsonst die Belegpflicht erfasst: Es genügt nicht, einen Geschäftsvorfall in der Buchführung zu erfassen, sondern es bedarf eines Belegs, um Wahrheit und Klarheit zu gewährleisten. Erst durch einen Beleg wird die Buchung verifiziert. Belege sind ein Überrest der manuellen Buchführung. Auch in vollständig digitalisierten Unternehmen verbleiben sie als analoges Element.

Wem nutzt eine strenge Belegpflicht?

Die Belegpflicht schützt Gläubiger. Gleichzeitig erhält das belegerstellende Unternehmen Vorteile durch eine interne Absicherung: Im Falle einer Betriebsprüfung müssen alle Geschäftsvorfälle für einen externen Prüfer nachvollziehbar sein. Diese Nachvollziehbarkeit wird nur durch vorhandene und korrekt erfasste Belege gewährleistet.

Belegarten: Welche Arten von Belegen gibt es in der Buchhaltung?

Beleg ist nicht gleich Beleg. Im Rechnungswesen unterscheidet der Buchhalter zwischen verschiedenen Arten von Belegen.

Interne und externe Belege

Grundsätzlich können Belege nach ihrem Verwendungszweck oder ihrem Ursprung unterschieden werden. Die üblichere Methode in der Buchhaltung ist die Kategorisierung nach Belegursprung. Das bedeutet, dass zwischen internen und externen Belegen unterschieden wird. Interne Belege werden vom Unternehmen selbst ausgestellt. In diese Kategorie fallen beispielsweise Ausgangsrechnungen. Externe Belege oder Fremdbelege stammen hingegen von anderen Unternehmen. Dazu zählen alle Eingangsrechnungen, die beglichen werden müssen.

Beleg verloren: Notbeleg, Ersatzbeleg oder Eigenbeleg erstellen

Zusätzlich zu den internen und externen Belegen gibt es noch den Eigen-, Ersatz- bzw. Notbeleg, der als dritte Belegart kategorisiert wird und sowohl für interne als auch externe Belege erstellt werden kann. Eigenbelege werden von Unternehmen selbst ausgestellt, sobald ein Beleg verloren geht oder keine Möglichkeit zur Berichterstattung gegeben ist. Häufige Gründe für das Fehlen eines Belegs sind folgende:

• Verlust oder Vernichtung des Originalbelegs
• Zahlungsempfänger hat keinen Beleg ausgestellt
  • Trinkgeld im Restaurant
  • Münzausgaben bei Parkuhren
  • …
• Außerplanmäßige Abschreibungen
  • Diebstahl
  • Verderb
  • Lagerabbau
  • …
• Privatentnahmen und Privateinlagen

Eigenbeleg: Inhalt

Eigenbelege ersetzen also den eigentlichen Beleg, der nicht (mehr) vorhanden ist. Die Anfertigung von Ersatzbelegen sollte nicht zur Regel werden, sondern nur im äußersten Notfall erfolgen, denn bei mehrmaligem Verlust von Belegen erkennt das Finanzamt Eigenbelege unter Umständen nicht mehr als Ausgabe an. Damit Eigenbelege vom Finanzamt akzeptiert werden, müssen sie alle Informationen enthalten, die auch auf einem ordnungsgemäßen Originalbeleg zu finden sind:

• Zahlungsempfänger
• Betrag
• Vorgangsbezeichnung
• Beleg für die Höhe des Preises (z. B. anhand einer Preisliste)
• Erstellungsgrund (z. B. Verlust des Originalbelegs)
• Datum und Unterschrift

Bei Beträgen bis zu 150 Euro werden Eigenbelege generell akzeptiert. Anders sieht es bei größeren Beträgen aus: Für diese Fälle sollten Unternehmen stets einen Ersatz für den Rechnungsbeleg beschaffen. Beachten Sie bitte, dass die Erstellung von Sammelbelegen nicht gern gesehen wird. Jeder Betrag sollte auf einem getrennten Eigenbeleg vermerkt werden. Der Vorsteuerabzug, den Unternehmen bei regulären Belegen geltend machen können, wird bei Eigenbelegen nicht gewährt.

Mindestbestandteile: Was muss ein Beleg enthalten?

Jede Belegart hat ihre eigene Anforderungen, aber unabhängig davon muss jeder Beleg folgende Bestandteile als Minimalanforderung erfüllen:

• Datum und Beschreibung des Geschäftsvorfalls
• Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens
• Rechnungsnummer
• Belegnummer (Vergabe der Nummer durch eigene Buchhaltung)
• Gesamtbetrag und Einzelauflistung*
• Steuersatz für Rechnungen und Quittungen
• Netto- und Steuerbetrag für Rechnungsbeträge über 250 Euro
• ggf. Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten (bei maschinell erstellten Belegen nicht immer notwendig)

Soll der Beleg steuerlich geltend gemacht werden, sind in der Regel weitere Angaben notwendig.

*Sammelbelege werden vom Finanzamt nicht akzeptiert, ggf. wird eine Mengen- oder Wertangabe benötigt.

Wie muss ein Beleg verbucht werden?

Damit ein Beleg gemäß GoB als korrekt verbucht gilt, sind drei Teilschritte notwendig:

• Vorbereitung
• Belegbuchung
• Ablage

Vorbereitung

Die Vorbereitung der Belegbuchung beginnt bereits im Tagesgeschäft: so müssen Eingangsrechnungen sofort nach dem Öffnen mit einem Stempel versehen werden, der den Eingang sowie das Datum des Eingangs bestätigt. Direkt im Anschluss sollte bereits eine eingehende Prüfung der Rechnung vorgenommen werden, bei der der Rechnungsbetrag, die Zahlungsbedingungen und der Ausweis der Umsatzsteuer auf Richtigkeit überprüft werden. Sollten alle Angaben korrekt sein, können die Belege chronologisch in Ordnern oder Registerkarten abgelegt werden.

Kontierung und Buchung

Die vorsortierten Belege werden im nächsten Schritt kontiert und gebucht. Je nach Art des Unternehmens werden dafür unterschiedliche Buchungskonten verwendet, die mithilfe des Standardkontenrahmens (SKR) festgehalten werden. Ein einzelner Buchungssatz besteht aus folgenden Angaben:

• Buchungsvermerk
• Buchungsbetrag
• Rechnungsnummer
• Datum
• Angabe der Umsatzsteuer
• Buchung im Soll oder Haben
• Konto und Gegenkonto

Der Buchungsvermerk ist eine kurze Information zum Geschäftsvorfall, beispielsweise „Bewirtung Frau Scholz” für einen Bewirtungsbeleg. Mithilfe des Buchungsvermerks können später einzelne Buchungen anhand von Stichworten unkompliziert wiedergefunden werden.

Nach der Buchung bzw. Kontierung der Belege werden diese mit einem Buchungs- bzw. Kontierungsstempel versehen.

Ablage

Nachdem ein Beleg vorsortiert und kontiert wurde, erfolgt noch der letzte Schritt für die Buchhaltung: die Ablage. Denn gemäß der Aufbewahrungsfrist laut HGB § 257 müssen alle Belege aktuell zehn Jahre lang aufbewahrt werden, damit Geschäftsvorfälle im Falle einer Betriebsprüfung durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können. Allerdings müssen die Belege nicht zwingend in Papierform aufgehoben werden, sondern können auch digitalisiert und in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Hier gilt es allerdings, eine Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen zu erstellen, die auch für Außenstehende verständlich macht, wie Sie bei der Digitalisierung vorgegangen sind.

Belege in der Steuererklärung

Für den Veranlagungszeitraum 2017, also erstmals für die Steuererklärung ab 2018, ist die Belegvorzeigepflicht zugunsten der Belegvorhaltepflicht entfallen. Das bedeutet, dass Sie nicht länger unaufgefordert alle Belege mit der Steuererklärung einreichen müssen. Trotzdem müssen diese gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. Fordert das Finanzamt nämlich entsprechende Nachweise, müssen diese in korrekter Form vorliegen und vorgezeigt werden, damit beispielsweise Spenden oder die Kosten für den Arbeitsweg steuerlich geltend gemacht werden können.