Was sind Instandhaltungsaufwendungen? Definition und Buchung

Instandhaltungsaufwendungen: Definition

Instandhaltungsaufwendungen (englisch: maintenance expenses) werden auch als Instandhaltungskosten oder Erhaltungsaufwendungen bezeichnet. Mit diesen Aufwendungen werden Instandhaltungsmaßnahmen für firmeneigene Güter oder Vermögen (sogenannte „Betrachtungseinheiten”) finanziert. Dabei können die Kosten entweder als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Der Begriff der Instandhaltung ist in DIN-Norm 31051 festgelegt. Demnach beschreibt Instandhaltung die Kombination aller Maßnahmen, um eine Betrachtungseinheit entweder in ihrer Funktionsfähigkeit zu erhalten oder zu reparieren. In DIN-Norm 31051 werden folgende Fachbegriffe unterschieden:

• Wartung: Verzögerung der Abnutzung
• Inspektion: Bewertung des aktuellen Zustandes, Bestimmung der Abnutzungsursachen, Ermittlung der notwendigen Maßnahmen für die weitere Nutzung
• Instandsetzung: Maßnahmen zur Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit, Verbesserungen ausgenommen
• Verbesserung: Kombination aller Maßnahmen zur Steigerung der Funktionssicherheit und aller technischen und administrativen Maßnahmen, ohne die geforderte Grundfunktion zu ändern
• Funktionsfähigkeit: Fähigkeit zur Funktionserfüllung, die im Ist-Zustand gegeben ist
• Ausfall: Ende der Funktionsfähigkeit
• Schwachstellenanalyse: Aufdecken einer erhöhten Abnutzung; Schwachstelle wird erst bei gegebener wirtschaftlicher Vertretbarkeit und technischer Möglichkeit als solche betrachtet

Im Gesetz werden Instandhaltungsaufwendungen nicht klar definiert. Analog zu den Herstellungskosten (siehe § 255 Abs. 2 Handelsgesetzbuch) gilt folgendes:

Instandhaltungsaufwendungen liegen vor, wenn ein Vermögensgegenstand bzw. Wirtschaftsgut zum Teil modernisiert oder ersetzt wird, ohne dass seine Funktion verändert wird. Alle Aufwendungen, die den Erhalt der Funktionsfähigkeit oder des Zustandes des Gegenstandes ermöglichen, gelten als Instandhaltungsaufwendungen.
Dabei wird der Gegenstand jedoch nicht wesentlich vermehrt, verbessert oder anderweitig modifiziert. Auch die Erneuerung bereits vorhandener Teile wird im Rahmen der Instandhaltungskosten abgerechnet (siehe Richtlinie 21.1 der Einkommensteuerrichtlinien)

Üblicherweise handelt es sich bei Instandhaltungsaufwendungen um wiederkehrende, regelmäßige Kosten. Sie können in manchen Fällen aber auch unregelmäßig oder nur einmalig anfallen.

Beispiele für Instandhaltungsmaßnahmen

• Austausch eines zerbrochenen Fensters am Firmengebäude
• Ölwechsel bei einem Kran
• Wartung einer Fertigungsmaschine
• Überwachung einer Produktionsanlage durch Messtechnik
• Reparatur der Sanitäranlagen im Firmengebäude

Zusammensetzung der Instandhaltungsaufwendungen

Die Instandhaltungsaufwendungen setzen sich aus folgenden Aufwendungen zusammen:

• Wartungskosten: Wartungskosten umfassen sowohl Kosten für Reinigung und Pflege als auch kleinere Reparaturen und Softwarewartung.
• Inspektionskosten: Damit sind Kosten für die Überwachung von Produktionsanlagen gemeint. Es spielt keine Rolle, ob die Inspektionen geplant oder ungeplant stattfinden, ebenso wie die laufende oder zufällige Inspektion. Produktionsstörungen sollen möglichst früh erkennbar gemacht werden.
• Instandsetzungskosten: Dieser Begriff meint die Kosten der (Wieder-) Instandsetzung von Betrachtungseinheiten.

Instandhaltungsaufwendungen, Anschaffungskosten und Herstellungskosten: Unterschiede

Instandhaltungsaufwendungen unterscheiden sich von anderen Kosten, die in einem Unternehmen anfallen, wie etwa Anschaffungs- und Herstellungskosten.

Im Rahmen der Anschaffungskosten wird die Versetzung eines Vermögensgegenstandes oder Wirtschaftsgutes in einen betriebsbereiten Zustand finanziert (§ 255 Abs. 1 Satz 1 HGB). Sind die Anschaffungen größer, müssen sie als Anlagevermögen erfasst werden. Im einfachsten Fall entsprechen die Anschaffungsaufwendungen dem Kaufpreis, oft werden allerdings Preisnachlässe, Anschaffungsnebenkosten und nachträgliche Anschaffungskosten hinzugerechnet.

Herstellungskosten beinhalten Aufwendungen für die wesentliche Erweiterung oder Verbesserung eines Vermögensgegenstandes oder Wirtschaftsgutes weit über den ursprünglichen Zustand hinaus (siehe § 255 Abs. 2 Satz 1 HGB). Sie entstehen also bei der Fertigung des Gegenstandes, die teilweise oder komplett im eigenen Betrieb erfolgt. Um die Herstellungskosten zu ermitteln, muss die Kostenrechnung des Betriebes herangezogen werden.

Instandhaltungsaufwendungen in der Buchhaltung

Instandhaltungsmaßnahmen können sowohl in den eigenen Kostenstellen als auch extern (falls die Maßnahmen von Unternehmensfremden erbracht wurden) abgerechnet werden. Im ersteren Fall wird von Eigeninstandhaltungskosten gesprochen, im letzteren von Fremdinstandhaltungskosten. Diese beiden Kostenarten werden unterschiedlich abgerechnet.

So werden Eigeninstandhaltungskosten entweder auftragsweise oder per Umlagen verrechnet. Weiterhin müssen Kosten für werterhöhende Instandsetzungsmaßnahmen aktiviert werden. Im Anschluss werden sie als Abschreibungen für jede Periode weiter verrechnet. Fremdinstandhaltungskosten hingegen in der Kostenartenrechnung als primäre Kostenart erfasst. Meistens erfolgt eine direkte Zuordnung zu den jeweiligen Kostenstellen.

Instandhaltungsaufwendungen in der Bilanz

In der Bilanz werden Instandhaltungsaufwendungen in der Regel als Erhaltungsaufwand qualifiziert, sodass sie als Aufwand, Betriebs- oder Werbungskosten abgesetzt werden können. Handelt es sich jedoch um größere Aufwendungen, müssen sie als Herstellungsaufwand aktiviert werden.

Instandhaltungsrückstellung

In der handelsrechtlichen Bilanz muss für unterlassene Instandhaltungen eine Rückstellung gebildet werden. Voraussetzung ist, dass diese Instandhaltungen innerhalb der nächsten drei Monate nach dem Bilanzstichtag nachgeholt werden und wirtschaftlich notwendig sind. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, endet die Frist am 31. März des Folgejahres. Dies gilt sowohl für Handels- als auch Steuerbilanz (R 5.7 Abs. 11 EStR 2012).

Dringend notwendige Instandhaltungsmaßnahmen, deren Durchführung im abgelaufenen Geschäftsjahr versäumt wurde, müssen innerhalb der ersten drei Monate des folgenden Geschäftsjahres passiviert werden (§249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB). Andernfalls können die Instandhaltungsrücklagen nicht mehr gebildet werden, sodass die bereits gebildeten Rücklagen in der Bilanz aufgelöst werden müssen. Die Buchung der Instandhaltungsrückstellungen wird am Sachanlagevermögen durchgeführt. Mehr Details zur Bildung, Buchung, Auflösung von Instandhaltungsrückstellungen finden Sie hier.

Wie hoch die Instandhaltungsbilanz sein muss, hängt von der Höhe des voraussichtlichen Unterhaltungs- oder Reparaturaufwands ab. Diese Höhe wird nach Beurteilung der Instandhaltungsmaßnahme ermittelt. Die Bildung der Instandhaltungsrückstellung wirkt sich auf den Aufwand aus und erfolgt gegen das jeweilige Aufwandskonto.

Beachten Sie, dass es sich bei der Instandrückstellung nicht um eine Rücklage handelt und wird deshalb buchhalterisch anders behandelt. Worin der Unterschied zwischen Rücklagen und Rückstellungen besteht, können Sie hier nachlesen.

Instandhaltungsaufwendungen für Gebäude

Wenn ein Unternehmer ein Gebäude für seinen Betrieb kauft, werden die Aufwendungen nicht im Jahr der Anschaffung abgezogen. Stattdessen können sie als nachträgliche Anschaffungskosten gelten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a Satz 1 EStG). Übersteigen die Instandhaltungsaufwendungen eines Gebäudes (Netto ohne Umsatzsteuer) innerhalb der ersten drei Jahre nach der Anschaffung 15 Prozent der Anschaffungskosten, werden die Kosten als anschaffungsnahe Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 Einkommensteuergesetz, EStG) betrachtet. Hat ein Gebäude mehrere Besitzer, werden Instandhaltungsaufwendungen von allen Eigentümern auf den gleichen Zeitraum verteilt. Bei der Vermietung des Gebäudes kann der Unternehmer Werbungskosten von den Einnahmen abziehen. Handelt es sich beim Gebäude um ein außerbetriebliches Gebäude zu Wohnzwecken, müssen die dazugehörigen Instandhaltungsaufwendungen zwingend auf 15 Jahre verteilt abgeschrieben werden. Ausgaben für Bauarbeiten, die maximal 4.000 Euro betragen, können auf Antrag als Instandhaltungsaufwendungen behandelt werden. Der Antrag wird beim Finanzamt gestellt.

Beispiel: Instandhaltungsrückstellung für eine Reparatur

Zur Veranschaulichung dient das folgende Beispiel: Für die Reparatur eines Krans gibt die Baufirma So-und-So GmbH einen Aufwand von 5.000 Euro an. Zur Reparatur wird die Etcetera GmbH beauftragt, die einen Kostenvoranschlag von 5.950 Euro zzgl. 19 % Mehrwertsteuer ausweist. Der Kran wird erst in der zweiten Monatshälfte im März des folgenden Geschäftsjahres wieder in Betrieb genommen. Mitte Februar führt die Etcetera GmbH die Reparaturarbeiten durch.

Buchung:
31.12.202x

Instandhaltungskosten an Instandhaltungsrückstellungen: 5.000 Euro

Folgejahr: 

Zahlungsvorgang:

Weil die gebildete Summe der Instandhaltungsrückstellung der Summe des Kostenvoranschlags gleicht, wird keine zusätzliche Buchung über Erträge aus der Auflösung der Instandhaltungsrückstellung oder periodenfremde Aufwendungen vorgenommen. Wenn die Instandhaltungsrückstellung nicht mehr benötigt wird, wird sie ergebniswirksam als Ertrag aufgelöst. Das bedeutet, dass kein Geldfluss stattfindet. Die Buchung auf einem Finanzkonto auf der Habenseite entfällt.