Zahlungsbedingungen: Beispiele und Formulierungen

Mithilfe von Zahlungsbedingungen oder -konditionen erklären Sie Kunden, wie und wann die Rechnung zu bezahlen ist. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie eine Zahlung vonstatten gehen kann. Welche das sind und was Unternehmer bei der Rechnungsstellung beachten müssen, können Sie hier nachlesen.

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Zusammenfassung

Zahlungsbedingungen sind ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsabwicklung und legen fest, wann und wie Kunden Rechnungen begleichen müssen. Sie definieren den Fälligkeitszeitpunkt, mögliche Nachlässe wie Skonti oder Rabatte und spezielle Vereinbarungen wie Ratenzahlungen.

Typische Formulierungen sind „Vorauszahlung“, „Zahlung innerhalb eines bestimmten Zeitraums“ wie 14 Tagen oder „sofortige Zahlung nach Erhalt der Rechnung“. Im Online-Handel ist Vorauszahlung verbreitet, während bei Stammkunden oft ein Zahlungsziel eingeräumt wird. Durch die Inanspruchnahme von Leistungen oder die Bestellung von Waren akzeptieren Kunden automatisch die Zahlungsbedingungen des Unternehmens.

Definition: Was sind Zahlungsbedingungen?

Zahlungsbedingungen sind Teil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sie dienen als Regelwerk für das Begleichen von Verbindlichkeiten, die bei einem Geschäftsabschluss entstehen. Durch die Bestellung einer Ware oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung akzeptiert der Käufer die Zahlungsbedingungen des Verkäufers.

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Typische Zahlungsbedingungen und Formulierungen

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten zur Ausgestaltung und Formulierung ihrer Zahlungsbedingungen. Bei unsicheren oder unbekannten Kunden wird normalerweise eine für den Unternehmer risikolose Zahlungsbedingung gewählt: Vorauskasse, Übergabe gegen Bezahlung oder Barzahlung. Hier liegt das Risiko beim Kunden, der vor oder bei Erhalt der Ware in Zahlung treten muss.

Häufig werden Zahlungsbedingungen in folgende Kategorien unterteilt:

Kategorie	mögliche Arten	Formulierungsbeispiele
Zahlungszeitpunkt	Vorauszahlung: im Online-Handel weit verbreitet Lieferantenkredit: Vereinbarung eines Zahlungsziels Sofortige Fälligkeit bei Lieferung	„Vorauszahlung bei Bestellung”, „Ihre Kreditkarte wird unmittelbar nach erfolgter Bestellung belastet.” „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen” „Sofort fällig nach Rechnungsstellung”
Laufzeit der Geldschulden inkl. Höhe der Tilgungsraten sowie Zinsbelastung	Ratenzahlung Anzahlung Teilzahlung Abschlagszahlung	„Zahlbar in 3 Monatsraten zu jeweils 100,00 €” „10 % des Preises werden als Anzahlung bei Erteilung des Auftrags fällig” „Die einzelnen Teilleistungen werden als Abschlagszahlungen verrechnet”
Preisnachlass	Skonti Rabatte	„Zahlbar binnen 10 Tagen mit 1 % Skonto, sonst 30 Tage netto” „Bei einer Bestellmenge von 100 Stück räumen wir einen zusätzlichen Mengenrabatt von 10 % ein”

Nicht nur Kaufverträge enthalten Zahlungsbedingungen, sondern auch sämtliche wiederkehrende Schuldverhältnisse, die an Zahlungsverpflichtungen geknüpft sind, z. B. Dauerschuldverhältnisse wie etwa Handy-, Miet- oder Stromlieferverträge. Längerfristige Zahlungsbedingungen setzen sich zudem meist aus mehreren verschiedenen Elementen zusammen, beispielsweise Anzahlungen oder Ratenzahlungen. Weiterhin berücksichtigen Lieferantenkredite beim Warenversand stets eine mögliche Retoure.

Zahlungsbedingungen bei Ferngeschäften

Ferngeschäfte sind Geschäfte, die der Kunde z. B. digital abschließt. Hierbei legen Unternehmen üblicherweise eine Vorauszahlung oder das Begleichen der Rechnung zu einem vereinbarten Zahlungsziel in den Zahlungsbedingungen fest. Zahlungsziele werden grundsätzlich nicht nur in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Unternehmens vermerkt, sondern auch in den Rechnungen. Das Zahlungsziel definiert den Zeitpunkt, bis zu dem die Rechnung beglichen werden muss.

Regelungen für Zahlungsfristen

Festgelegte Zahlungstermine müssen stets angemessen sein (gemäß § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches). Das bedeutet auch, dass der Schuldner zu kurzfristige Zahlungsziele nicht akzeptieren muss. Eine Ausnahme dieser Regel sind jedoch Rechnungen, die „zahlbar sofort nach Rechnungseingang” sind. Geben Sie auf der Rechnung keinerlei Zahlungsziel an, darf der Kunde innerhalb der ersten 30 Tagen nach Rechnungsempfang bezahlen. Erst ab Tag 31 gerät er in Zahlungsverzug.

Sonderregelung für das Bauwesen

Eine Ausnahme der Regelungen für Zahlungsziele sind Rechnungen für Bauleistungen, die nach Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) abgerechnet werden. Hier werden die Zahlungsbedingungen für Anzahlungen, Vorauszahlungen, Teilrechnungen und die Schlussrechnung bereits im Bauvertrag festgelegt. Zahlungsfristen von 21 Tagen sind für Bauleistungen üblich, da sie in der Regel einen höheren Aufwand bei der Rechnungsprüfung mit sich bringen. Besonders zur Prüfung der Schlussrechnung muss Auftragnehmern eine Frist von mindestens 30 Tagen gewährt werden. Für große und komplexe Aufträge verlängert sich diese Frist automatisch auf 60 Tage.

Zahlungsbedingungen und Liquidität

Die Zahlungsbedingungen haben einen erheblichen Einfluss auf das Kauf- und Zahlungsverhalten Ihrer Kunden und nicht zuletzt auf die Liquidität Ihres Unternehmens. So sorgt beispielsweise ein Skonto für eine bessere Liquidität, da der Kunde durch den Rabatt zu einer besonders schnellen Zahlung außerhalb der üblichen Fristen bewegt wird. Somit gilt: Werden ausstehende Rechnungen durch entsprechende Zahlungsbedingungen zügiger beglichen, kehrt das Geld schneller ins Unternehmen zurück – Ihr Unternehmen gewinnt dadurch an Liquidität. Gleichzeitig müssen Sie weniger Ressourcen in Mahnungen und das Forderungsmanagement investieren.

Gewerbliche Kunden vs. Verbraucher: Unterschiede bei der Fristsetzung

Bei gewerblichen Kunden dürfen Unternehmen darauf vertrauen, dass der Rechnungsempfänger den Sinn der festgelegten Fristen und Abzüge versteht. Bei Rechnungen an Verbraucher sieht es jedoch ein wenig anders aus: Hier genügt die Festlegung von Zahlungszielen oder Abzügen nicht – die Bedingungen der Rechnung müssen für den Verbraucher klar verständlich sein. Deshalb müssen Ihre Rechnungen an Verbraucher eine Rechtsbelehrung enthalten, die die Rechtsfolgen im Fall eines Zahlungsverzuges erläutert. Aus dieser Rechtsbelehrung muss der Kunde auch entnehmen können, wie Zahlungsverzüge gehandhabt werden und wann er mit einer Mahnung rechnen muss.

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Gesetzliche Bestimmungen für Zahlungsbedingungen

Im deutschen Recht gibt es wenige Vorgaben zu möglichen Zahlungsmodalitäten. Das BGB legt in den Paragrafen 308 und 309 jedoch Klauseln fest, die in allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht zulässig sind. Weiterhin ist die grundsätzliche Handhabung von Fristen im BGB geregelt: So gibt § 188 vor, dass eine Frist mit dem letzten Tag der gesetzlichen Frist abläuft. Der Beginn der Zahlungsfrist startet mit dem Erhalt der Ware bzw. der Dienstleistung.

Wer legt die Zahlungsbedingungen fest?

Ist der Kunde ein Verbraucher, muss er die Zahlungsbedingungen des Unternehmens akzeptieren, solange diese sich im zulässigen Rahmen bewegen, das heißt keine ungültigen Klauseln wie zu kurze Zahlungsziele o. Ä. enthalten. Die Zahlungsbedingungen können hier zumeist ohne weitere Vorgaben festgelegt werden. Bei gewerblichen Kunden entscheidet die Verhandlungsmacht der Vertragspartner, wessen Zahlungsbedingungen gelten.

Fazit

Klare und gut formulierte Zahlungsbedingungen sind essenziell, um den Zahlungsfluss zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden. Unternehmen sollten die Bedingungen transparent in ihren Rechnungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen kommunizieren. Präzise Konditionen sichern die Liquidität, reduzieren Zahlungsausfälle und können durch Anreize wie Skonti die Zahlungsmoral der Kunden verbessern.