Urlaubsanspruch: Was steht dem Arbeitnehmer zu?

Gesetzlicher Urlaubsanspruch und Mehrurlaub

In Deutschland werden jedem Arbeitnehmer per Gesetz für jedes volle Jahr mindestens 4 Kalenderwochen Urlaub garantiert, was 20 Urlaubstagen bei einer Arbeitswoche mit 5 Tagen entspricht. Zu unterscheiden ist prinzipiell zwischen diesem gesetzlichen Urlaubsanspruch und einem übergesetzlichem Mehrurlaub (= betrieblicher Zusatzurlaub). Unternehmer und Mitarbeiter wissen, dass Zusatzurlaub heutzutage die Regel ist und neben dem Verdienst einen starken Attraktivitätsfaktor für potenzielle Arbeitskräfte darstellt: 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche sind aktuell der Durchschnitt, also 10 Tage mehr als es das Gesetz vorschreibt. Zusatzurlaub ist entweder im Arbeitsvertrag, über Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge festgelegt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist die jeweilige Formulierung zum Urlaubsanspruch.

Wird zwischen gesetzlichem und betrieblichem Urlaubsanspruch nicht unterschieden, so gelten praktisch alle gesetzlichen Regelungen über Ansprüche und Pflichten uneingeschränkt genauso für den Mehrurlaub. Deshalb sollten beide Vertragspartner Klarheit darüber haben, was gesetzlich geregelt ist und nicht explizit im Vertrag oder anderen Vereinbarungen genannt wird.

 

Urlaubsdauer: Urlaubsanspruch berechnen

Pro Kalenderjahr stehen jedem Arbeitnehmer 4 Kalenderwochen Urlaub zu, das heißt 28 Kalendertage. Grundlage ist § 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG): Ausgehend von der damals (1963) gängigen 6-Tage-Woche, der sogenannten gesetzlichen Woche, mit den gesetzlichen Werktagen Montag bis Samstag wurden 24 Urlaubstage festgelegt. Dieser Paragraph ist die wichtigste gesetzliche Grundlage zur Errechnung aller Ansprüche. Bei anders vereinbarten Arbeitsrhythmen muss der jeweilige Urlaubsanspruch daraus anteilig umgerechnet werden. Für die heute gebräuchliche 5-Tage-Woche ergeben sich 20 Tage als gesetzlicher Mindesturlaub. Als Werktage gelten alle Tage, die keine Sonn- und Feiertage sind, also auch Samstage.

Vollzeittätigkeit	Gesetzlicher Urlaubsanspruch
6-Tage Woche (inkl. Samstag)	24 Urlaubstage
5-Tage-Woche	20 Urlaubstage

Faustformel bei fester Anzahl von Arbeitstagen pro Woche

Grundsätzlich kann folgende Formel zur Berechnung des Urlaubsanspruches herangezogen werden:

Sofern nicht anders vereinbart, sind vom Gesetzgeber 24 Tage als Berechnungsgrundlage für den nominalen Urlaubsanspruch zu verwenden. Wird im Arbeitsvertrag von „Werktagen“ gesprochen oder es wurde keine explizite Vereinbarung getroffen, sind im Nenner sechs Tage anzusetzen. Wenn im Arbeitsvertrag von Arbeitstagen die Rede ist, so setzt der Arbeitgeber eine 5-Tage-Woche von Montag bis Freitag an.  Davon abweichend kann im entsprechenden Tarifvertrag etwas anderes vereinbart worden sein.

Urlaub bei Angabe in „Werktagen“ bei Vollzeit

Beispiel:  Angabe im Vertrag von „30 Werktagen Urlaub”

5-Tage Woche: 25 Tage Urlaub (30/6 x 5)
6-Tage-Woche: 30 Tage Urlaub 30/6 x 6)

Urlaub bei Minijob (450 Euro- Arbeitsvertrag)

Der Urlaubsanspruch für geringfügig Beschäftigte errechnet sich anteilig nach der Anzahl der Beschäftigungstage pro Woche oder Monat, unabhängig von den jeweiligen Arbeitsstunden.
bei einer 1-Tages-Woche: 24/6 x 1 = 4 Urlaubstage im Jahr (bei Werktagen)

Urlaub bei Teilzeit

Teilzeitkräfte, die an jedem Arbeitstag halbtags arbeiten, haben genauso viele Urlaubstage wie Vollzeitkollegen. Die Teilzeitkräfte, die nicht an jedem Arbeitstag arbeiten, erhalten anteilig die entsprechenden Urlaubstage – unabhängig von den täglichen Arbeitsstunden. Ist im Betrieb oder Tarifvertrag für Vollzeitmitarbeiter (5-Tage-Woche) ein Urlaubsanspruch von 30 Tagen vereinbart, erhöht sich auch der Anspruch der 1-Tages-Aushilfe auf 30/5 = 6 Urlaubstage, es sei denn, für die zehn Tage Zusatzurlaub wurden andere Vereinbarungen getroffen.

Teilzeit mit 5-Tage-Woche: 24/6 x 5 = 20 Urlaubstage im Jahr (bei Werktagen)
Teilzeit mit 3-Tage-Woche: 24/6 x 3 = 12 Urlaubstage im Jahr (bei Werktagen)

Bei Wechsel Voll-/Teilzeit oder umgekehrt addieren sich die Ansprüche aus den jeweiligen Abschnitten. Am Ende kann sich der Urlaubsanspruch für ein Jahr also auch verringern. Planung und rechtzeitige Absprachen helfen dabei, Fehler zu vermeiden.

Urlaub bei befristetem Arbeitsvertrag

Ein befristeter Arbeitsvertrag führt zum gleichen Urlaubsanspruch wie ein unbefristeter, eine unterschiedliche Behandlung ist nicht zulässig. Der Vertrag muss allerdings mindestens über einen vollen Monat bestehen. Die Berechnung folgt ebenfalls nach obiger Formel, anteilig für jeden vollen Monat.

Urlaubsberechnung pro Arbeitstag

Arbeitet ein Arbeitnehmer flexibel und unregelmäßig, auf Abruf oder schichtweise, so wird die Berechnung nicht auf eine X-Tage-Woche bezogen, sondern auf einen Monat oder sogar das gesamte Jahr. Entsteht daraus keine ganze Zahl, wird ab halben Tagen aufgerundet.
Praktikabler für alle Beteiligten ist meist die Festlegung auf eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen und -stunden, pro Monat.

Gesetzliche Zusatztage

Gesetzliche Zusatztage erhalten nur Jugendliche, Schwerbehinderte und seltenere Sonderfälle. Nicht geregelt ist ein gesetzlicher Urlaubsbonus für Senioren, es gibt jedoch Unternehmen, die älteren Mitarbeitern freiwillig Zusatztage zugestehen.

Wem steht der gesetzliche Urlaubsanspruch zu?

Anspruchsberechtigt sind laut § 2 BurlG alle Arbeiter, Angestellten und arbeitnehmerähnlichen Personen:

• Befristete Angestellte
• Unbefristete Angestellte
• Teilzeitkräfte
• Vollzeitkräfte
• Geringfügig Beschäftigte
• Auszubildende
• Volontäre und Trainees
• Werkstudenten/-innen
• Freiwillige Praktikant/-innen

Einzige Voraussetzung: Das Arbeitsverhältnis besteht mindestens einen Monat.

Wartezeit im ersten Jahr

Bei längerfristigen oder unbefristeten Verträgen kann der Mitarbeiter im ersten Jahr seine vollen vier Wochen erst geltend machen, nachdem er eine sogenannte Wartezeit von sechs Kalendermonaten in der Firma angestellt war (BurlG § 4) und dabei noch kein Jahreswechsel stattgefunden hat, siehe hierzu auch den Abschnitt zu „Urlaubsjahr“.

Auch während der Warte- und Probezeit erwirbt ein Arbeitnehmer ein Recht auf anteiligen Urlaub. Dazu muss er allerdings mindestens einen vollen Monat gearbeitet haben. Was der Arbeitgeber über den gesetzlichen Anteil hinaus frühzeitig an Urlaub gewährt, zum Beispiel als Motivationsanstoß, kann er in der Regel nicht wieder zurückfordern. Wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen also eine Urlaubssperre in der Probezeit ausspricht, handelt er oder sie im gesetzlichen Rahmen. Viele Unternehmen in der freien Wirtschaft handhaben den Urlaubsanspruch mit mehr Kulanz, während die Wartezeit bei im öffentlichen Dienst noch Usus ist.

Was ist ein „Urlaubsjahr”?

Vom ersten Januar an wird in jedem Kalenderjahr – dann identisch mit einem Urlaubsjahr – der Urlaubsanspruch bis zum 30. Juni neu angespart. Erst ab dem 1. Juli besteht der volle Anspruch bis zum 31. Dezember. In der Praxis ist das vor allem dann relevant, wenn das Arbeitsverhältnis endet und Resturlaub verrechnet, angetreten oder abgegolten werden soll.

Darf der Arbeitgeber den Urlaubszeitpunkt vorgeben?

Prinzipiell bestimmt das Unternehmen darüber, wann Mitarbeiter ihren jeweiligen Urlaub antreten, doch darf es dabei nicht willkürlich agieren. Die Urlaubswünsche von Mitarbeitern sind prinzipiell zu berücksichtigen. Anträge dürfen nur dann abgelehnt werden, wenn „dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen” (§ 7 Abs. 1 BurlG).

Dringende betriebliche Belange müssen allerdings erheblich und unvorhersehbar sein, andernfalls hat der Arbeitgeber vorzusorgen, so die Rechtsprechung. Vorrang anderer Mitarbeiter kann begründet sein in Alter, Gesundheitszustand, Dauer der Betriebszugehörigkeit, längerer „Anwartschaft“ auf Urlaub, familiären Gründen wie schulpflichtige Kinder (s. u.) oder erwerbstätiger Partner, der ebenfalls Urlaub nehmen möchte. Der Arbeitgeber muss hier abwägen, was nicht immer einfach ist.

Ein Anspruch auf Urlaub in den Schulferien bei schulpflichtigen Kindern besteht nicht, jedoch besteht ein bevorzugter Rang gegenüber  einem kinderlosen Single. Anschlussurlaub nach einer Kur oder Rehabilitationsmaßnahme muss vorrangig genehmigt werden, so das Gesetz. Hier steht der Erholungszweck über anderen Belangen.

Besteht Anspruch auf mehrere Wochen Urlaub am Stück?

In der Praxis eher unüblich, aber § 7 Abs. 2 BurlG ist diesbezüglich sehr klar: Bei einem Anspruch von mehr als 12 Werktagen muss ein Teil des Jahresurlaubs am Stück genommen werden und zwar mindestens 12 aufeinanderfolgende gesetzliche Werktage – ergo zwei Kalenderwochen. Gewünschte Abweichungen hiervon müssen separat vereinbart sein. Sonst darf der Arbeitgeber den langen Urlaub nur aus dringenden betrieblichen Gründen oder wegen Vorrang anderer Kollegen ablehnen.

Wann darf ein Arbeitnehmer Resturlaub ins nächste Jahr mitnehmen?

Der Urlaub ist für das laufende Kalenderjahr vorgesehen und muss in der Regel auch innerhalb dessen gewährt und genommen werden. Eine Übertragung bis zum 31.03. des folgenden Kalenderjahres ist nur ausnahmsweise aus „dringenden betrieblichen oder in der Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen“ möglich. In der Realität wird Resturlaub oftmals stillschweigend für das nächste Jahr beantragt und durch Gewährung geduldet oder aber vertraglich anders geregelt. Übertragbarkeit wird teilweise auch ganz ausgeschlossen.

Kann der Anspruch auf Urlaub verfallen?

Resturlaub verfällt nicht automatisch, nur weil er nicht beantragt wurde: Laut Bundesarbeitsgericht und EuGH muss der Arbeitgeber neuerdings Arbeitnehmer explizit dazu auffordern, noch nicht beantragten Urlaub zu nehmen und klar darauf hinweisen, dass dieser bei Nichtbeantragung verfällt. Bleibt eine solche Aufforderung nachweislich aus, können Mitarbeiter – auch ehemalige – die Auszahlung von vermeintlich verfallenem Resturlaub verlangen.

Nach längerer Erkrankung verfällt zwischenzeitlich angesammelter Urlaubsanspruch übrigens nicht zum 31. März des Folgejahres, sondern erst ein Jahr später.

Neuer Arbeitsvertrag: Was tun, wenn der Urlaub schon gebucht wurde?

In einer solchen Situation helfen nur frühzeitige Offenheit einerseits und Wohlwollen des neuen Arbeitgebers andererseits. Urlaubsanspruch besteht erst nach Ablauf des ersten Monats für ein Zwölftel des Jahresurlaubs, davon abgesehen gilt die sechsmonatige Wartezeit. In einer solchen Situation empfiehlt es sich, den neuen Arbeitgeber so früh wie möglich (möglichst vor Vertragsunterzeichnung) über die Buchung zu informieren und ihn um Gewährung des Urlaubs zu bitten. In jedem Fall wird durch eine entsprechende Bescheinigung des Ex-Arbeitgebers dafür gesorgt, dass Urlaubsansprüche nicht doppelt entstehen können. Stattdessen werden sie einfach mitgenommen (§ 6 BurlG).

 

Wann besteht Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Sofern nichts dazu vereinbart wurde, kann ein Arbeitnehmer nicht verlangen, dass er unbezahlten Sonderurlaub nehmen darf.

Ausnahmen:

• Pflege eines Angehörigen
• Betreuung eines kranken Kindes unter 12 Jahren
• In unverschuldeten Notsituationen

Gewährt der Chef das zeitlich befristete Ruhen des Arbeitsverhältnisses, darf er laut Bundesarbeitsgericht den Urlaubsanspruch des Beurlaubten anteilig kürzen. Dies kann sogar bis hin zum völligen Wegfall des Jahresurlaubs nach einem Jahr führen. Für nicht geleistete Arbeit entsteht auch kein Urlaubsanspruch, so die Rechtsprechung.

Auch während der Elternzeit können Arbeitgeber den gesetzlichen Urlaubsanspruch monatsweise mindern, müssen dies aber dem Mitarbeiter gegenüber zeitnah erklären (vgl. Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz BEEG). Nicht möglich ist die Kürzung jedoch, wenn das Elternteil während seiner Elternzeit als Teilzeitkraft arbeitet, dann besteht voller Urlaubsanspruch. Da die Elternzeit inzwischen recht flexibel gestaltet werden kann, gilt es, den Überblick zu behalten, um Fehlberechnungen zu vermeiden.

 

Darf im Urlaub ein Nebenjob ausgeübt werden?

Laut Europäischem Gerichtshof dient der Urlaub ausschließlich der Erholung und auch § 8 BurlG untersagt eine dem Erholungszweck widersprechende Erwerbstätigkeit. Nicht darunter fallen Arbeiten am eigenen Haus, Tätigkeiten im Rahmen von „Urlaub auf dem Bauernhof“, Aushilfe im Familienbetrieb, Gefälligkeiten und Ähnliches. Ein Urlaubsjob ohne Erlaubnis kann zur Abmahnung, gegebenenfalls auch zur Kündigung durch den Arbeitgeber berechtigen, zu einer Minderung der Urlaubsvergütung allerdings nicht. Mehr zum Thema unzulässige Nebentätigkeit lesen Sie hier.

 

Urlaubsabgeltung: Wann darf Urlaub ausbezahlt werden?

Prinzipiell darf Urlaub nicht ausgezahlt werden, er muss immer vorrangig als Freizeit in Anspruch genommen werden. Erst wenn dies nicht (vollständig) möglich ist, besteht ein Abgeltungsanspruch, denn Resturlaub kann nicht einfach verfallen (EuGH), selbst im fristlosen Kündigungs- oder gar Todesfall. Das entsprechende Urlaubsentgelt muss an den ausscheidenden Mitarbeiter bzw. dessen Erben ausgezahlt werden, wenn Urlaubstage übrig sind und nicht angetreten werden können. Dieser Anspruch verjährt erst nach drei Jahren (§ 195 BGB).
Umgekehrt können Sie als Arbeitgeber Urlaubsentgelt für bereits genommenen Urlaub nicht zurückfordern. Dies gilt auch für betrieblichen Zusatzurlaub, wenn hierzu vertraglich nichts anderes geregelt ist. Ausschlaggebend ist hier ebenfalls das Ansparprinzip im Urlaubsjahreskonto: Anteiliger Anspruch bis 30. Juni – volles Urlaubsentgelt ab 1. Juli.

 

Vertraglicher Zusatzurlaub

Arbeitsverträge und andere (Betriebs-)Vereinbarungen dürfen den gesetzlichen Anspruch gerne erweitern, aber nie unterbieten, um rechtswirksam zu sein. Aus Tarifverträgen hingegen können auch Schlechterstellungen folgen.

Der Gestaltungsspielraum jenseits des Bundesurlaubsgesetzes ist recht groß. Hierbei gilt es jedoch, einige Fallstricke zu beachten: Auch der individuell vereinbarte Zusatzurlaub im Arbeitsvertrag führt zu einem verbindlichen Urlaubsanspruch. Hinzu kommt, dass die aktuelle Rechtsprechung einige arbeitnehmerfreundliche Entscheidungen getroffen hat. Für maximale Rechtssicherheit sollten Sie immer fachanwaltliche Kompetenz zu Rate ziehen, das schont letztendlich Nerven, Konto und Betriebsklima. Im folgenden finden Sie eine kleine Auswahl zu möglichen Vereinbarungen.

Klare Differenzierung zwischen gesetzlichem Anspruch und Zusatzurlaub

Experten raten zu einer Arbeitsvertragsklausel, in der klar differenziert wird zwischen gesetzlichem Anspruch und vertraglichem Zusatzurlaub. Über den gesetzlichen Anspruch kann nicht disponiert werden. Sind die Anteile getrennt behandelt, so bleibt der gesetzliche Anspruch immer unangetastet, während Zusatzurlaub individuell gestaltet werden kann und zugleich als Bonus und Extra wahrgenommen wird. Fehlt eine solche Klausel, gelten alle eventuellen Abgeltungsforderungen für den gesamten Urlaubsanspruch.

Arbeitsvertrag mit anteiligem zusätzlichem Urlaub

Sie können beispielsweise vereinbaren, dass der Zusatzurlaub immer pro Beschäftigungsmonat zu einem Zwölftel gewährt wird. So kann ausgeschlossen werden, dass ein Arbeitnehmer nur wenige Monate arbeitet, aber den vollen Jahresurlaub nimmt und dann das Unternehmen verlässt.

Mehrurlaub kann nach Vereinbarung um 1/12 pro vollem Monat gemindert werden, wenn der Mitarbeiter in eben jenem Monat keinen Entgeltanspruch (unbezahlter Sonderurlaub, Elternzeit) oder Entgeltfortzahlungsanspruch (Krankheit) hat, weil keine Arbeit geleistet wurde. Häufig wird außerdem vereinbart, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch zuerst zu verbrauchen ist. Hier erhalten Sie weitere Tipps zu den typischen Klauseln eines Arbeitsvertrags.

Ausschlussklauseln

Beliebt sind Klauseln, die eine Abgeltung von Zusatzurlaub reglementieren. Man kann Abgeltung generell ausschließen, an eine kurze Verfallsfrist binden oder für den Fall ausschließen, dass einer der Vertragspartner eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses ausspricht. Prinzipiell darf der Arbeitnehmer durch Ausschlussklauseln insgesamt nicht schlechter gestellt werden als es die gesetzlichen Regelungen vorgeben.