Zusammenfassung
Arbeitgeber sind verpflichtet, Lohnabrechnungen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren. Für steuerlich relevante Unterlagen, einschließlich Lohnabrechnungen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde. Die ordnungsgemäße Archivierung ist essenziell, um bei Betriebsprüfungen oder behördlichen Anfragen die erforderlichen Nachweise erbringen zu können.
Aufbewahrungsfristen für Dokumente: Überblick
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist |
Geschäftliche Unterlagen, die als Buchungsgrundlage dienen, z. B.
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10 Jahre |
Geschäftliche Unterlagen, z. B.
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6 Jahre |
Weitere Steuerunterlagen, z. B.
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6 Jahre |
| Arbeitsrechtliche Dokumente, z. B. Arbeitszeugnisse | 3 Jahre |
Gerichtliche und anwaltliche Unterlagen, z. B.
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30 Jahre |
Unterlagen zur Berechnung von Rente und Pension, z. B.
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30 Jahre |
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist betrifft mehrere Gruppen von Unterlagen. Alle geschäftlichen Dokumente müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden als Nachweis für eine Betriebsprüfung.
Für wen gelten Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen betreffen Unternehmen, die mindestens einen Umsatz von 500.000 Euro und einen Gewinn von 50.000 Euro im Jahr erwirtschaften.
Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist?
- beginnt zum Ende des Kalenderjahres und variiert je nach Typ des Dokuments
- Bei Handels- und Geschäftsbriefen gilt das Datum der Absendung oder des Empfangs, bei laufenden Aufzeichnungen das des letzten Eintrages
- Für sonstige Unterlagen gilt ihr jeweiliges Entstehungsdatum
- geregelt im § 257 HGB, § 147 AO und § 14 UStG
- je nach Branche können zudem spezielle Gesetze und Verordnungen relevant sein
Mögliche rechtliche Konsequenzen
Beim Verdacht der Steuerhinterziehung können Probleme auftreten, wenn Geschäftsunterlagen unvollständig oder gar nicht vorliegen.
Die Strafverfolgungsfrist beginnt mit dem Erhalt des Steuerbescheids. In der Regel wird eine Steuerhinterziehung, die weniger als fünf Jahre zurückliegt, mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet Bei besonders schweren Fällen, beispielsweise als Mitglied einer Gruppe von Steuerhinterziehern, kann die Frist auch doppelt so lang sein. Auch nach der Verfolgungsfrist kann das Finanzamt eine Nachzahlung der Steuern inklusive Zinsen einfordern. Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass die Verjährungsfristen unterbrochen werden, etwa durch ein Bußgeldverfahren oder gar einen Haftbefehl.
Richtige Aufbewahrung
Um rechtliche Probleme und Nachzahlungen zu vermeiden, ist eine gewissenhafte Archivierung die Grundvoraussetzung. Dazu ist eine konsequente, systematische Ablage erforderlich. Das System sollte auch für Dritte nachvollziehbar sein, wenn z. B. der zuständige Mitarbeiter wechselt. Sie können übrigens alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (außer Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz) in digitaler Form aufbewahren. Dann sollte allerdings gewährleistet sein, dass die Daten auch nach einigen Jahren problemlos abrufbar sind. Wählen Sie zu diesem Zweck eine Cloud-Lösung oder beständige Speichermedien wie externe Festplatten. DVDs oder CDs sind als dauerhafte Speichermedien nicht geeignet.
Allgemeine Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen 2024
- Dokumente, die der Buchungsgrundlage dienen: 10 Jahre
- Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung benötigt werden: Lohnsteuerunterlagen, Jahresabschlüsse, Lohnlisten
- Buchungsbelege: z. B. Steuerbescheide*, Aktennotizen, Kontoauszüge, Kassenberichte, Quittungen und Aufzeichnungen über Warenbestandsaufnahmen
- Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV
- Andere Dokumente: 6 Jahre
- Angebotsschreiben ohne Vertragsabschluss
- Preislisten
- Unternehmensinterne Dokumente
- Businesspläne
*Bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Steuerbescheide gilt es zu beachten, dass sie nur dann gilt, wenn alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.
Tipp: Ausnahmen gelten für Kleinunternehmer und Selbständige ohne Mitarbeiter
Aufbewahrungsfrist für die Bilanz 2024
Auch die Aufbewahrungsfrist für Bilanzen, im Speziellen Jahresbilanzen, beträgt zehn Jahre.
- Unterlagen aus dem Jahr 2014: Ende 2024
- Unterlagen aus dem Jahr 2024: Ende 2034
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen 2024
Für Unterlagen, die die Lohnsteuer betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Dazu gehören folgende Arten an Dokumenten:
- Freistellungsbescheinigungen
- Abrechnungen für Reisekosten
- Arbeitszeitlisten
- Fahrtenbücher
Das bedeutet für Sie:
- Steuerunterlagen datiert auf 2018: Ende 2024
- Steuerunterlagen datiert auf 2024: Ende 2030
Rechnungswesen: Weitere Basics
Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine 2024
Eine besondere Gesetzesänderung, die 2017 beschlossen wurde, betrifft Lieferscheine und deren Aufbewahrungsfrist. Seit Inkrafttreten des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG II) gilt seit 1.1.2017:
Empfangene Lieferscheine können entsorgt werden, wenn die entsprechenden Rechnungen alle Informationen beinhalten, die auf dem Lieferschein stehen.
Aber Vorsicht, jede Regel hat auch ihre Ausnahmen:
- Belegfunktion oder Rechnungsbestandteil: Wenn Lieferscheine als Belege oder Bestandteil der Rechnung gelten, sind sie von der Gesetzesänderung ausgenommen. Sie müssen wie gehabt 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Ausstellungsdatum: Eine Aufbewahrungspflicht besteht außerdem, wenn die Datumsangabe auf der Rechnung nicht der des Lieferscheines entspricht.
- Bilanzpflichtige Unternehmen: Lieferscheine dienen als Buchungsbelege mit Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
Bis 2017 galten alle Lieferscheine auch dann aufbewahrungspflichtig, wenn sich die Angaben aus den Rechnungen ergaben und mussten zehn Jahre aufbewahrt werden, wenn sie als Buchungsbeleg dienten. Ansonsten mussten sie sechs Jahre aufgehoben werden.
Aufbewahrungsfristen für rechtliche Unterlagen
Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt folgendes: Für Unterlagen wie Arbeitszeugnisse beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre.
- Zeugnisse aus dem Jahr 2021: Ende 2024
- Zeugnisse aus dem Jahr 2024: Ende 2027
Für Unterlagen, die gerichtliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile.
- Rechtsdokumente datiert auf 1994: Ende 2024
- Rechtsdokumente datiert auf 2024: Ende 2054
Aufbewahrungsfristen für Dokumente zur Rentenberechnung
Auch Unterlagen im Zusammenhang mit Altersvorsorge über Pensionsklassen und Rente gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren. Dazu zählen:
Fazit
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen ist für Arbeitgeber von großer Bedeutung, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und mögliche Sanktionen zu vermeiden. Eine sorgfältige Dokumentation und fristgerechte Archivierung gewährleisten Transparenz und Rechtssicherheit im Unternehmen.
Wie Sie Datenmüll, Dokumente und Unterlagen richtig entsorgen, lesen Sie hier.
