Was ist Controlling?
Der Unterschied zwischen Buchhaltung und Controlling zeigt sich in erster Linie in den Zwecken dieser beiden Geschäftsbereiche. Wie Sie möglicherweise bereits wissen, dient die Buchhaltung der Dokumentation von Geschäftsvorfällen und der wirtschaftlichen Entwicklung eines Unternehmens. Auch das Controlling dient der Dokumentation, der Ansatz ist jedoch ein anderer.
Wie der Name schon verrät, erfüllt das Controlling eine kontrollierende Funktion im Unternehmen. Es überprüft, ob die Geschäftsziele mit den vorhandenen Ressourcen erfüllt werden können, beobachtet die Wettbewerbssituation und unterstützt die Geschäftsführung bei der Zielsetzung. Das Controlling wird nicht nur als Teil der Unternehmensführung betrachtet, sondern beinhaltet auch einen informierenden Aspekt. Die Hauptaufgaben des Controlling sind wie folgt:
- Operativ: Gewährleistung der Rentabilität und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens, Planungsrechnung
- Strategisch: Marktanalyse, Beratung der Unternehmensführung, Vorbeugung vor Fehleinschätzungen
Ziel des Controlling ist die Abstimmung aller Geschäftsprozesse aufeinander, um das Budget entsprechend des Geschäftszieles zu planen. Ausgehend von diesem Budget wird geplant, welche Ressourcen genutzt und welche Maßnahmen ergriffen werden. Die zu verfolgenden Ziele werden systematisch festgelegt, zugeordnet und ausgewertet. Anders als bei der Buchhaltung wird nicht nur mit realen, sondern auch mit geplanten Werten gearbeitet.
Um innerhalb der Unternehmens eine Informationsstruktur für alle Bereiche zu erstellen, übermitteln Controller regelmäßig Steuerungsinformationen an die Führungskräfte. So wird es möglich, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu gewährleisten und mithilfe fester Zielgrößen die Geschäftsentwicklung zu beurteilen. Dafür werden die Ist-Werte aus der Finanz- und Betriebsbuchhaltung als Basis genommen und mit den Planwerten abgeglichen. Mithilfe spezieller Kennzahlensysteme beurteilen Controller, welche Investitionsvorhaben für das Unternehmen rentabel sind. Umgekehrt nutzen Controller Daten aus dem Rechnungswesen und anderen Geschäftsbereichen für ihre Analysen.
Auch die regelmäßige Aktualisierung des Berichtswesens, die unter anderem die Pflege der EDV-Controllingsysteme beinhaltet, und die Beratung der Führungskräfte auf Basis der BWL gehören zu den Aufgaben des Controlling.
Ein weiteres Teilgebiet des Controlling ist die Erstellung von sogenannten „Vorschaurechnungen”. Dabei handelt es sich um Prognosen über den erwarteten Geschäftsverlauf. Zu den Vorschaurechnungen gehören das Leistungsbudget (Plan-GuV), der Finanzplan und die Planbilanz.
Controller und Buchhalter: Der Unterschied
Controller ist nicht gleich Buchhalter. Zwar wird das betriebliche Rechnungswesen oft als Aufgabenbereich des Controllings eingeordnet, aber die Zielsetzungen sind unterschiedlich. Controller planen die Geschäftsstrategie eines Unternehmens, Buchhalter erfassen systematisch alle bisherigen Geschäftsaktivitäten. Letztere müssen unter anderem Bestände ermitteln, Stückkosten berechnen und Bestandsveränderungen dokumentieren.
Dies sind die typischen Aufgaben eines Buchhalters:
- Aufbereitung von Zahlen, Berichte und Analysen für die Geschäftsführung
- Kontierung von Belegen
- Durchführung von Inventuren
- Durchführung der Abschlussbuchungen
- Erstellung der Quartals- und Jahresabschlüsse
- Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung
- Überwachung der Geschäftskonten und Zahlungseingänge
- Erstellung von Rechnungen
- Bearbeitung von Mahn- und Inkassovorgängen
- Erstellung von Steuererklärungen
Anders als Controller arbeiten Buchhalter nicht nach unternehmensinternen Anforderungen, sondern nach gesetzlichen Anforderungen. Diese Anforderungen sind unter anderem in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) geregelt. Des Weiteren muss die Buchhaltung aufgrund der gesetzlichen Veröffentlichungspflicht (vgl. §§ 325 ff. HGB) im Rahmen des Jahresabschlusses alle Daten zur finanziellen Situationen des Unternehmens veröffentlichen. Sollten bei der Buchführung Fehler auftreten, muss der Buchhalter rechtlich dafür haften.
Je nach Rechtsform wird entweder die vereinfachte Buchführung mit Einnahmenüberschussrechnung (Kleinunternehmen, GbR, Freiberufler) oder die doppelte Buchführung inklusive Jahresabschluss und Bilanz (Kapitalgesellschaften, gemeinnützige Unternehmen, eingetragene Kaufleute) angewendet.
Auch in der Buchhaltung geht es um die Dokumentation von Geschäftsvorfällen, allerdings steht hier nicht die Planung der Unternehmensstrategie im Vordergrund. Vielmehr wird sich auf die Geschäftsvorfälle der Vergangenheit konzentriert. Die bisherige Geschäftsentwicklung wird aufgezeichnet, damit das Finanzamt und Wirtschaftsprüfer jederzeit die Aktivitäten eines Unternehmens überwachen können.
Controlling: Outsourcing möglich?
Wie Sie möglicherweise bereits wissen, bietet das Outsourcing der Buchhaltung praktische Vorteile. Anders als bei der Einstellung eigener Buchhalter sparen Sie Zeit und Geld für Personalanmeldungen. Sie müssen keine Ausfälle durch Krankheit oder Urlaub einplanen. Die rechtliche Haftung für Fehler kann teilweise oder sogar komplett an den externen Buchhalter übertragen werden. Wenn Sie sich bereits mit dem Thema auseinandergesetzt haben, stellen Sie sich eventuell die Frage, ob sich das Outsourcing auch für das Controlling lohnen würde. Schließlich ist es auch gang und gäbe, Dienstleistungen aus IT und HR auszulagern.
Da das Controlling jedoch näher an unternehmensspezifischen Aspekten arbeitet als die Buchhaltung, spielen folgende Faktoren eine Rolle:
- Ein Controller muss genau über die unternehmensinternen Prozesse und die Marktsituation Bescheid wissen.
- Externe Dienstleister verfügen nicht über diese individuellen Kenntnisse.
- Das Controlling arbeitet eng mit dem Management zusammen. Damit diese Zusammenarbeit erfolgreich ist, sollte die Möglichkeit des steten Kontaktes innerhalb der Firma gegeben sein. Auch mit den anderen Unternehmensbereichen sollte das Controlling einen steten Austausch betreiben, um die Geschäftsprozesse steuern und planen zu können. Mit einer externen Controlling-Abteilung wird die Kommunikation sehr erschwert.
- Controller müssen ihre Strategien langfristig und mit Hinblick auf den Wettbewerb planen. Externe Dienstleister besitzen oft nicht das dafür benötigte Know-how.
Aus diesen Gründen ist von der Auslagerung des Controllings abzuraten. Damit vermeiden Sie, dass jemand, der die Abläufe und Geschäftsstrategie Ihres Unternehmens schwer nachvollziehen kann, Sie mit fehlgeleiteter Steuerung bei der Geschäftsführung behindert. Stellen Sie im Controlling lieber einen eigenen Mitarbeiter ein, der vor Ort eng mit den anderen Geschäftsabteilungen zusammenarbeiten kann. Sie können jedoch einen externen Dienstleister für die Buchhaltung beauftragen. Dieser kann alle Rechnungen und Belege an das Controlling übermitteln, damit sie als Grundlage für Planung und Steuerung eingesetzt werden können.
