Mitarbeiter einstellen: Checkliste für Arbeitgeber

Inhaltsverzeichnis

1. Betriebsnummer beantragen

Bevor Sie als Arbeitgeber Ihren ersten Mitarbeiter einstellen können, müssen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen. Diese benötigen Sie, um Ihre Meldepflichten gegenüber der Krankenkasse erfüllen zu können, beispielsweise die An- und Abmeldung von Mitarbeitern oder eine Meldung über eine Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses. Die Beantragung einer Betriebsnummer funktioniert online unter bno.arbeitsagentur.de.

Kontaktadresse bei der Bundesagentur für Arbeit

Betriebsnummer-Service der Bundesagentur für Arbeit
Eschberger Weg 68
66121 Saarbrücken
Tel: 0800 4 5555-20
Fax: 0681 988429-1300
betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

2. Mitarbeiter erfassen: Diese Unterlagen benötigen Arbeitgeber

Wenn Sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens eine geeignete Kandidatin oder einen geeigneten Kandidaten für Ihr Unternehmen gefunden haben, benötigen Sie folgende Unterlagen und Informationen:

• Ausgefüllter Personalfragebogen (Persönliche Angaben, Angaben zur Beschäftigung, Steuer etc.)
• Personalausweis (Kopie oder Vorlage)
• Rentenversicherungsnummer (Schreiben des Rentenversicherungsträgers)
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) (Abruf über Datenbank der Finanzverwaltung)
• Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers (falls vorhanden)
• Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen (falls vorhanden)
• Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis (bei ausländischen Mitarbeitern)
• Schwerbehindertenausweis (falls vorhanden)
• Branchenspezifische Nachweise (z. B. Gesundheitsbescheinigung in Pflegeberufen, Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern etc.)
• Nachweise über Zusatzqualifikationen (z. B. Staplerschein, Schweißerschein, REFA-Zertifikat)

3. Arbeitsvertrag aufsetzen

Im Arbeitsvertrag wird neben weiteren Angaben festgehalten, welche Arbeitsleistung ein Mitarbeiter in welchem Umfang zu erbringen hat. Für Sie als Arbeitgeber dient der Arbeitsvertrag als Grundlage für die erwartete Arbeitsleistung und deren Bewertung. Angaben im Arbeitsvertrag haben häufig eine hohe Relevanz bei rechtlichen Auseinandersetzungen mit Arbeitnehmern. Weitere Details rund um den Arbeitsvertrag finden Sie hier.

Inhalt eines schriftlichen Arbeitsvertrages

Grundsätzlich ist es möglich, dass Sie Mitarbeiter zunächst einstellen, ohne arbeitsvertragliche Regelungen schriftlich festzuhalten. Der Gesetzgeber schreibt jedoch vor, dass die wesentlichen Angaben zum Arbeitsverhältnis spätestens einen Monat nach Arbeitsaufnahme schriftlich festgehalten und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden (Nachweisgesetz § 2 Abs. 1 Nr. 4).

Minimalangaben in einem wirksamen Arbeitsvertrag

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Angabe des Arbeitsortes
• Beschreibung der Tätigkeit
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Dauer der Probezeit, falls vereinbart (max. 6 Monate)
• Dauer des Arbeitsverhältnisses (bei Befristung)
• Arbeitszeiten
• Jährlicher Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers (mind. 24 Arbeitstage)
• Kündigungsfristen
• Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts

Der Arbeitsvertrag muss von beiden Vertragsparteien eigenhändig unterschrieben werden. Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter einstellen, sollten Sie sich von einem fachkundigen Anwalt beraten lassen. Gemeinsam können Sie einen Standard-Vertrag für alle Neueinstellungen erstellen, bei dem individuelle Details für den einzelnen Mitarbeiter unkompliziert abgeändert werden können. So vermeiden Sie Fehler bei der inhaltlichen Gestaltung des Arbeitsvertrages, denn diese können zu Schadenersatzzahlungen bei Klagen seitens des Arbeitnehmers führen. Umfangreiche Infos zur Erstellung von Arbeitsverträgen und zu einzelnen Klauseln finden Sie hier.

4. Mitarbeiter anmelden

Meldepflichten bei neuen Mitarbeitern

Neue Mitarbeiter sind bei diesen Stellen anzumelden:

• Sozialversicherung
• Gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft)
• Finanzamt
• ggf. Gesundheitsamt

Anmeldung neuer Mitarbeiter bei der Sozialversicherung

In Deutschland sind grundsätzlich alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gesetzlich in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versichert. Nur bestimmte Berufsgruppen sind von der gesetzlichen Versicherungspflicht ausgenommen. Auskünfte hierzu erhalten Sie bei jeder Krankenkasse.

Sie sind als Arbeitgeber zwingend zur Erstattung der Meldungen beim Sozialversicherungsträger verpflichtet. Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, besteht deshalb eine Ihrer ersten Verpflichtungen darin, die neuen Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden, damit diese ab sofort als sogenannte Einzugsstelle für die Sozialversicherungsabgaben fungieren kann. Bei Minijobbern erfolgt die Meldung der Mitarbeiter und die Abführung der Pauschalabgabe an die Minijob-Zentrale. Wird eine Meldung bei der Krankenkasse grob fahrlässig oder vorsätzlich nicht, nicht vollständig oder nicht richtig abgegeben, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit. Diese kann mit einem empfindlichen Bußgeld geahndet werden.

Bei den zuständigen Krankenkassen müssen beispielsweise folgenden Arbeitnehmer anmelden:

• Pflichtversicherte Arbeitnehmer (Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung)
• Arbeitnehmer die versicherungsfrei sind, weil sie die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreiten
• Geringfügig Beschäftigte
• Arbeitnehmer in Altersteilzeit
• Arbeitnehmer, die das 65. Lebensjahr vollendet haben
• …

Fragen Sie im Zweifel am besten einfach bei der Krankenkasse nach, ob Sie den betreffenden Arbeitnehmer anmelden müssen.

Sofortmeldungen bei der Sozialversicherung

Je nachdem, in welcher Branche Sie als Unternehmer tätig sind, müssen Sie die Einstellung neuer Mitarbeiter sofort an den Sozialversicherungsträger melden. Diese Sofortmeldung muss spätestens an dem Tag erfolgen, an dem der Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt. Diese Regelung betrifft unter anderem folgende Branchen:

• Bau- und Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Betrieben der Personenbeförderung, Speditions- und Transportunternehmen
• Betrieben der Fleischwirtschaft
• Forstwirtschaft

Die zuständigen Sozialversicherungsträger können Ihnen im Zweifelsfall darüber Auskunft erteilen, ob in Ihrem Fall eine Sofortmeldung erforderlich ist.

Anmeldung ohne Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

Um die Anmeldung Ihres neuen Mitarbeiters bei der Krankenkasse vornehmen zu können, benötigen Sie spätestens zwei Wochen nach Arbeitsaufnahme dessen Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. Für den Fall, dass Ihnen der Arbeitnehmer vor Ablauf der Zweiwochenfrist keine Mitgliedsbescheinigung vorlegen kann, können Sie ihn bei der Krankenkasse anmelden, bei der er zuletzt versichert war. Der Arbeitnehmer ist diesbezüglich zur Auskunft verpflichtet und muss Ihnen seine letzte Krankenkasse auf Nachfrage mitteilen. Ist der Arbeitnehmer vor der Einstellung nicht über eine Krankenkasse versichert gewesen, muss er diese auswählen und sie darüber informieren.

Beitrags- und Meldeverfahren bei der Sozialversicherung

Der Datenaustausch im Rahmen des Beitrags- und Meldeverfahren zwischen Einzugsstellen und Arbeitgeber ist mittlerweile nur noch per verschlüsselter Datenübertragung möglich. Dazu können Sie systemgeprüfte und zugelassene Programme oder automatisierte Ausfüllhilfen verwenden. Die Verwendung von Meldevordrucken oder die Zusendung von Datenträgern ist nicht mehr möglich.

Anmeldung von Mitarbeitern bei der gesetzlichen Unfallversicherung

Unternehmer müssen neue Mitarbeiter bei der Berufsgenossenschaft (BG) anmelden, der für sie zuständigen gesetzlichen Unfallversicherung. Dabei spielt es keine Rolle, ob die neuen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in einem Ausbildungs-, Arbeits- oder Dienstverhältnis bei ihnen beschäftigt sind. Die Beiträge der gesetzlichen Unfallversicherung tragen Arbeitgeber alleine, einen Arbeitnehmeranteil gibt es nicht. Wie bei der Sozialversicherung ist die Übermittlung der Lohnsummen an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse nur noch digital möglich. Eine Übersicht der Zuständigkeiten der einzelnen Berufsgenossenschaften finden Sie hier.

Anmeldung neuer Mitarbeiter beim Finanzamt

Sie sind als Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass die Lohnsteuern Ihrer Mitarbeiter einbehalten und rechtzeitig an das Finanzamt abgeführt werden. Neue Mitarbeiter sind daher umgehend beim Finanzamt anzumelden. Diese Anmeldung können Sie online über ELSTER (ELektronische STeuERerklärung) durchführen und so den Mitarbeiter für das ELStAM-Verfahren anmelden. Für diese Anmeldung benötigen Sie das Geburtsdatum und die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters. Darüber hinaus müssen Sie bei der Anmeldung angeben, ob es sich bei dem Arbeitsverhältnis um ein sogenanntes Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklassen 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt.

Falls Ihnen der Arbeitnehmer keine Steuer-ID nennen kann, ist diese beim Bundeszentralamt für Steuern online zu erfragen. Um die Lohnsteuer der Mitarbeiter korrekt abführen zu können, müssen Sie die Mitarbeiter der richtigen Steuerklasse zuordnen. Fragen Sie hierzu einen Steuerberater.

Mitarbeiter einstellen: Meldung beim Gesundheitsamt

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Lebensmittel herstellen, verarbeiten oder verkaufen wie z. B. Gastronomiebetriebe oder Metzgereien, müssen Sie Ihre Mitarbeiter beim Gesundheitsamt anmelden. Für diese Anmeldung ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von einem Amtsarzt erforderlich. Diese ist notwendig, um sicherzugehen, dass der Mitarbeiter gesundheitlich dazu in der Lage ist, die vereinbarte Tätigkeit auszuführen.

Rundfunkbeitrag

Die Beitragskosten sind u. a. nach Anzahl der Mitarbeiter gestaffelt. Wenn Sie neue Personen einstellen, wird die Gebührenzentrale den Betrag entsprechend anpassen. Hier finden Sie alle Infos zur Berechnung des Rundfunkbeitrags.