Praktikumsvertrag: Was muss er beinhalten?

Grundlegendes

Der Praktikumsvertrag beschreibt formal ein zeitlich befristetes Arbeitsverhältnis, das dem Ausbildungszweck dient. Als verlässliches Gerüst, auf das sich beide Seiten jederzeit und in jedem Fall berufen können, ist er vor allem für den unerfahreneren Vertragspartner von erheblichem Wert: Seine Rechte und Pflichten sind größtenteils nicht gesetzlich geregelt, denn weder Bundesbildungsgesetz, Arbeitsgesetz noch andere Regelwerke sind immer klar anwendbar. Ein Praktikumsvertrag reduziert Konflikt- sowie juristische Risiken auf ein Minimum.

Prinzipiell kann jeder Unternehmer ohne spezielle Voraussetzungen Praktikanten einstellen, muss dafür aber Grundlegendes zum Thema wissen, denn etliches ist nicht so klar geregelt wie bei anderen Anstellungsverhältnissen.

Rechtliche Grundlagen rund um den Praktikumsvertrag

Im Folgenden finden Sie Definitionen eines Praktikums sowie den verschiedenen Praktikumsarten.

Was ist ein Praktikant?

Bereits diese Frage wird im Gesetz nicht klar beantwortet. Jedoch darf das Berufsbildungsgesetz (§ 26 BBiG) abgewandelt auch auf Personen angewandt werden, die berufliche Erfahrung sammeln wollen ohne sich dazu in einer Berufsausbildung zu befinden.

Gemäß Mindestlohngesetz (§ 22 MiLoG) ist „Praktikant, wer sich für eine begrenzte Dauer zum Erwerb praktischer Fähigkeiten einer bestimmten betrieblichen Tätigkeit zur Vorbereitung auf eine berufliche Tätigkeit unterzieht, ohne dass es sich dabei um eine Berufsausbildung im Sinne des BBiG oder um eine damit vergleichbare praktische Ausbildung handelt“. Gewissermaßen ist der Praktikumsstatus arbeitsrechtlich eine Grauzone: Praktikanten sind weder in einem Arbeitsverhältnis noch in klassischer Ausbildung.

Welche Arten von Praktikum gibt es?

Als Unternehmer sollten Sie zunächst festlegen, welche Arten an Praktika im Unternehmen in Frage kommen.

Zu unterscheiden sind:

• Studien- oder ausbildungsbegleitendes Praktikum (Pflichtpraktikum)
• Studien- oder ausbildungsbegleitendes Praktikum (freiwillig)
• Schülerpraktikum (berufsorientierendes Schülerpraktikum, freiwilliges Ferienpraktikum, Fachpraktikum oder regelmäßige Praxistage)

Andere Bezeichnungen umschreiben Praktika, die um Ausbildungs-, Schul- oder Studienabschnitte herum angeordnet sind (Vor-, Nach-, Zwischen- usw.), also auch Ausbildungsniveaus widerspiegeln. Hier empfiehlt es sich, genau in den Lebenslauf eines Bewerbers zu schauen, um die jeweilige Qualifikation eines Bewerbers zu ermitteln. Hochschulen schreiben für die sogenannten geregelten Pflichtpraktika per Studienordnung häufig Dauer, Arbeitszeit sowie Aufgabenbereich vor, was Vor- aber auch Nachteile birgt: Beide Parteien wissen zwar im Vorfeld, was sie voneinander zu erwarten haben, jedoch existiert wenig Gestaltungsspielraum. Ungeregelte Pflichtpraktika sind inhaltlich freier. Informieren Sie sich daher am besten bei den ausbildenden Organen und Institutionen, was wie gehandhabt wird.

 

Was gehört in einen Praktikumsvertrag?

Ein Praktikumsvertrag kann sehr viele Bestandteile aufweisen. Im Folgenden wird auf die wichtigsten eingegangen.

Arbeitszeit im Praktikum

Auch für ein Praktikum gilt das Arbeitszeitgesetz. Bei Volljährigkeit des Praktikanten dürfen 8 Stunden am Tag gearbeitet werden, maximal 10 bei Ausgleich innerhalb der 40-Stundenwoche. Ansonsten sind die üblichen Regelungen zu Ruhezeiten, Sonn- und Feiertagsarbeit anzuwenden. Zeiten für Minderjährige sind definiert in Altersstufen. Überstunden muss ein Praktikant nicht leisten. Mehr zur gesetzlichen Arbeitszeitregelung hier.

Sozialversicherungspflicht bei Praktikanten

Praktikanten sind während eines Praktikums grundsätzlich sozialversicherungspflichtig, sie müssen also von Ihnen als Unternehmer gemeldet werden. Es sei denn, Ihr Praktikant verdient als geringfügig Beschäftigter nicht mehr als 538 Euro. Die bestehende Versicherungspflicht sollte im Praktikumsvertrag klar festgehalten sein. Junge Praktikanten sind meist familienversichert. Klären Sie dies idealerweise im Vorfeld mit der Krankenversicherung ab.

Probezeit und Kündigung im Praktikum

Das Berufsbildungsgesetz sieht auch für Praktikanten eine individuell zu vereinbarende Probezeit und Kündigungsfristen vor, allerdings ist dies nicht verpflichtend. Die Probezeit dauert je nach Praktikumslänge meist zwischen einer Woche und vier Monaten. Richtwert für 3-Monats-Praktika sind 2 Wochen.

Innerhalb der Probezeit kann das Praktikum beidseitig ohne Einhaltung einer Frist ordentlich gekündigt werden. Danach darf nur noch seitens des Praktikanten mit 4-wöchiger Frist gekündigt werden. Eine außerordentliche fristlose Kündigung ist nach der Probezeit für beide Seiten nur aus triftigem, schwerwiegendem Grund erlaubt, beispielsweise schweren Sicherheitsverletzungen, Diebstahl o. ä.

Dauer des Praktikums

Die Dauer eines Praktikums ist nicht gesetzlich reglementiert und kann beliebig im Praktikumsvertrag vereinbart werden. Schülerpraktika sind typischerweise 2 Wochen lang. Die meisten anderen dauern 3 Monate, freiwillige Praktika nach einem Studium bis zu einem Jahr. Im letzten Fall ist Vorsicht geboten: Praktikanten dürfen nicht wie Arbeitnehmer behandelt und eingesetzt werden (siehe nächster Abschnitt).

Pflichten des Unternehmers

Ausbildungspflicht

Bei einem Praktikum steht immer die Ausbildung des Praktikanten Im Vordergrund. Hier stehen Arbeitgeber in der Pflicht, Praktikanten die praktischen Voraussetzungen zum Verrichten der vereinbarten Tätigkeiten zugänglich zu machen und entsprechendes Know-how zu vermitteln. Bloßes Zuschauen, Zuhören, Fragen-Stellen und Schnuppern über den gesamten Zeitraum wird einem Praktikum nicht gerecht. Außerdem sollten Praktikanten im Laufe des Lernprozesses selbständige Tätigkeiten ausführen und an Projekten mitwirken.

Tipp: Entwickeln Sie noch vor der Bewerbersichtung einen Praktikumsplan (Lernziele, -orte, Tätigkeiten). Dieser kann im Bewerbungsgespräch hilfreich sein und Bestandteil im Praktikumsvertrag werden. Legen Sie darin ggf. auch fest, wer den zukünftigen Praktikanten betreuen wird.

Das eigenständige Arbeiten nach Weisung ist klassisches Merkmal eines Arbeitnehmers, auch die Zuordnung einer bestimmten Funktion und Abteilung macht einen festen Mitarbeiter aus. Praktikanten dürfen nicht in deren Rolle schlüpfen oder gar als solche eingesetzt werden. Sehr leicht kann sich nach der Einarbeitungsphase ein Abgleiten ins Scheinpraktikum entwickeln: der Übergang in ein echtes Arbeitsverhältnis mit deutlichem Überwiegen der betrieblich verwertbaren Arbeitsleistung gegenüber dem Ausbildungsaspekt. Ist dies der Fall, stehen dem „Praktikanten“ die Rechte eines echten Arbeitnehmers zu. Im Zweifel können Rückforderungsansprüche geltend gemacht werden und ein Gericht prüft, wie der tatsächliche Einsatz des Praktikanten einzustufen ist. Überwiegt klar die Arbeitsleistung des Praktikanten gegenüber dem Ausbildungsaspekt, ist der Vertrag aufzulösen und dem Praktikanten einen Arbeitsvertrag anzubieten.

Pflicht zur Erstellung eines Praktikumszeugnis

Zum Praktikumsende erhält Ihr Praktikant von Ihnen ein schriftliches Zeugnis beziehungsweise bei Pflichtpraktika eine Bescheinigung, darauf hat er Anspruch. Hierin ist dokumentiert, um welche Art Praktikum es sich handelte, wie lange es dauerte und welches Ziel durch welche Beschäftigung erreicht werden sollte. Kern ist dann die Erläuterung, welche beruflichen Erfahrungen er konkret gemacht hat, welche Kenntnisse, praktischen Fertigkeiten und Fähigkeiten er gewinnen konnte. Zusätzlich kann der Praktikant Angaben zu Leistung und Verhalten einfordern.

Versicherungspflicht

Zu klären ist unbedingt auch die Unfallversicherungspflicht: Ist der Praktikant über die (Hoch-)Schule versichert, oder müssen Sie sich darum kümmern?

Für die Vertragsgestaltung sowie die weiteren gesetzlichen Vorgaben zu Rechten und Pflichten ist für Praktikumsgeber außerdem relevant, ob sich ein Praktikant in Ausbildung befindet, denn dann unterliegt er dem Regelwerk des Ausbilders (Universität, Schule, Berufsausbildung etc.).

Freiwillige Praktika fallen unter das Berufsbildungsgesetz. Insbesondere bei Praktika, die länger als 3 Monate dauern, kommen weitere Pflichten hinzu, vor allem was das Entgelt angeht (siehe unten).

Pflichtpraktika: Vergütung und Urlaub

Schulen oder Hochschulen verlangen von Ihren Schülern beziehungsweise Studierenden häufig Pflichtpraktika, damit sie erste Berufserfahrungen sammeln und die Ausbildung mehr Praxisbezug erhält. Pflichtpraktikanten haben laut Bundesarbeitsgericht keinen Anspruch auf Vergütung oder Urlaub, weder Arbeitsrecht noch Berufsbildungsgesetz sind anwendbar. Aus Sicht der Gesetzgeber sind sie Auszubildende und keine Arbeitnehmer. Eine Versicherungspflicht besteht übrigens meist nicht, solange eine etwaige Vergütung 450 Euro nicht übersteigt. Die Versicherung sollte aber stets kontaktiert werden, wie oben schon erläutert.

In der Praxis erhalten praktisch alle (96%) studentischen Pflichtpraktikanten von den Unternehmen freiwillig ein Entgelt, sogenannte Unterhaltsbeihilfe. Hier gibt es offenbar auch einen Wettbewerb um die Gewinnung von qualifiziertem Nachwuchs. Schon allein weil die Praktika vorgeschrieben und mit Aufwand verbunden sind sowie in den bis zu 6 Monaten Dauer für die Firma durchaus ein relevanter Mehrwert erwächst, ist der Bedarf nach einer dementsprechenden Honorierung leicht nachvollziehbar.

Praktikumsvertrag für ein Pflichtpraktikum?

Bei geregelten Pflichtpraktika ist ein Praktikumsvertrag die Norm, manche Hochschule arbeitet hier mit Vorlagen. Ein Praktikumsvertrag ist trotz geringer Gestaltungsoptionen immer sinnvoll: als Nachweis und zur Festlegung der jeweiligen Rahmenbedingungen in einem individuellen Betrieb mit spezifischen Anforderungen. Und er bietet bereits im Vorfeld Klarheit über die Vereinbarungen und im Streitfall mehr Sicherheit.

 

Vertrag für ein freiwilliges Praktikum: Vergütung und Urlaub

Bei freiwilligen Praktika bzw. Praktika, die nicht im Rahmen einer Ausbildung stattfinden, wird das Thema Entgelt von Betrieben sehr unterschiedlich gehandhabt. Für längere Praktika greift seit 2015 das Mindestlohngesetz.

Freiwilliges Praktikum ohne Entgelt

Praktikumsgeber sind Kurzzeit-Praktikanten gegenüber nicht zwingend zur Zahlung einer Vergütung verpflichtet. Bis zu einer Dauer von 3 Monaten entsteht kein Anspruch hierauf. Nicht zuletzt ist eine angemessene Entlohnung für freiwilliges Engagement auch eine Frage der Unternehmensethik. Es kann unter Umständen durchaus trotzdem ein Vergütungsanspruch bestehen, falls der Praktikant eine entsprechende Arbeitsleistung erbringt.

Freiwilliges Praktikum mit Vergütung

Bei einer Praktikumsdauer von mehr als drei Monaten schreibt der Gesetzgeber ein bezahltes Praktikum vor. Grundsätzlich hat der Praktikant hierbei Anrecht auf:

• Vergütungsanspruch nach Mindestlohngesetz (9,35 Euro Stundenlohn, Stand 2020)
• Entgeltfortzahlung bei Krankheit für bis zu 6 Wochen
• Schriftlicher Praktikumsvertrag

Bei einem bezahlten Praktikum ist unabhängig von dieser Regelung auch bei Praktika unter drei Monaten ein Praktikumsvertrag zu empfehlen.

Mindestangaben eines Praktikumsvertrages über drei Monate

Diese Mindestangaben des Nachweisgesetzes (NachwG § 2 Abs. 1a) sind in einem Praktikumsvertrag anzuführen, der über die Dauer von drei Monaten geschlossen wird und nicht im Rahmen einer Ausbildung stattfindet:

• Namen und Anschrift
• Lern- und Ausbildungsziele
• Praktikumsbeginn und -dauer
• Tägliche Praktikumszeit
• Vergütungshöhe
• Urlaubsanspruch
• Allgemeiner Hinweis auf anzuwendende Tarifverträge
• Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Urlaubsanspruch besteht für mindestens 2 Urlaubstage je vollen Kalendermonat, für Minderjährige je nach Alter 1/12 bis 6/12 Tage pro Monat mehr. Bei sehr kurzer Praktikumsdauer unter 4 Wochen oder vernachlässigbarem wirtschaftlichem Beitrag zum Betriebserfolg kann der Anspruch auch entfallen.

 

Praktikum absagen trotz Vertrag?

Ein Praktikumsvertrag kann grundsätzlich innerhalb der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist gekündigt werden. In der Regel wird vertraglich jedoch eine Probezeit festgelegt, in der beide Seiten fristlos vom Vertrag zurücktreten können, was auch vor Beginn des Vertrages jederzeit möglich ist. Streng genommen muss auch hier die Kündigungsfrist eingehalten werden, häufig können sich jedoch beide Parteien leicht einigen, wenn auf einer Seite ein triftiger Grund für eine Absage vorliegt.

 

Checkliste für einen Praktikumsvertrag

Sie haben die Option, im Internet Muster für einen Praktikumsvertrag herunterzuladen. Verlässliche Dokumente bietet beispielsweise die IHK. Zusätzlich zu den oben angegebenen Mindestanforderungen bei längerfristigen freiwilligen Praktika sind eine Reihe weiterer Angaben sinnvoll. Hier finden Sie eine Liste aller Angaben, die sich unabhängig von gesetzlichen Pflichtangaben bewährt haben:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten (Praktikumsgeber)
• Name, Anschrift, Kontaktdaten (Praktikant)
• Beginn (Datum), Dauer (in Wochen), Ende (Datum)
• Praktikumsort (Adresse), bei wechselnden Einsatzorten: Hinweise hierauf
• Art des Praktikums (Pflicht oder freiwillig)
• Praktikumsplan (Angaben über zeitlichen und inhaltlichen Ablauf, Zweck und Ziel)
• Konkrete Einsatzfelder
• Angaben zu den gebotenen Möglichkeiten und Mitteln
• Nennung eines Betreuers
• Praktikumszeit: Uhrzeiten von bis, Tage pro Woche
• Vergütung
• Angabe zur etwaigen Versicherungspflicht
• Zahlungsmodalitäten (Auszahlungstage, Bankverbindung)
• Urlaub
• Probezeit
• Kündigungsfrist
• Zusätzliche Informationen zu den rechtlichen Bestimmungen, die für den vereinbarten Praktikumsvertrag zutreffen
• Pflichten des Praktikanten: Einhalten von Praktikumsordnung und betrieblichen Vorschriften, Stillschweigen, Verhalten im Krankheitsfall
• Pflichten des Unternehmens: Aufgaben und Beschäftigung, Vertraulichkeit, Sorgfalt, Sicherheit, Haftung, Praktikumszeugnis bzw. Bescheinigung (Pflichtpraktikum)
• Ort, Datum, Unterschriften: Bei minderjährigen Praktikanten müssen die gesetzlichen Vertreter unterschreiben

Auf einen Praktikumsvertrag kann durchaus ein Arbeitsvertrag folgen. Erfahren Sie hier, was in einen Arbeitsvertrag gehört.