Umlagen 1 und 2: Was ist das?
Bei beiden Umlagen handelt es sich um sogenannte Entgeltfortzahlungsversicherungen, die durch das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt sind. Mit diesen Versicherungen sollen insbesondere kleinere und mittelständische Betriebe finanziell entlastet werden, wenn Mitarbeiter längerfristig ausfallen. Generell wird mit der Teilnahme des Arbeitgebers am Umlageverfahren die Finanzierung der Sozialversicherungen für den Arbeitnehmer sichergestellt. Arbeitgeber, die an diesem Erstattungsverfahren teilnehmen, müssen einen monatlichen Beitrag an die entsprechende Krankenkasse des Arbeitnehmers entrichten.
Umlagepflicht U1: Wen betrifft sie?
Damit ein krankheitsbedingter Mitarbeiterausfall nicht zu einer finanziellen Belastung insbesondere für kleinere Betriebe wird, müssen alle Unternehmen, die regelmäßig weniger als 30 Mitarbeiter beschäftigen, am Umlageverfahren 1 teilnehmen. Sie zahlen monatliche Beiträge an die jeweiligen Krankenkassen der Mitarbeiter. Je nach Krankenkasse liegen die Umlagesätze für die Beiträge zwischen 0,9 und vier Prozent. Der Arbeitgeber kann den Umlagesatz bei jeder Betriebskrankenkasse anders wählen, jedoch nicht pro Mitarbeiter. Außerdem kann der Umlagesatz zum Anfang eines jeden Geschäftsjahres neu festgelegt werden. Während des laufenden Geschäftsjahres ist ein Wechsel zu einem anderen Umlagesatz jedoch nicht möglich.
Der Vorteil in der Umlagepflicht 1 besteht darin, dass dem Arbeitgeber die Aufwendungen, die durch die Fortzahlung des Arbeitsentgelts entstehen, im Zuge des Ausgleichsverfahrens durch die Krankenkasse teilweise erstattet werden. Die Höhe des Erstattungssatzes wird auf Basis des Bruttolohns des jeweiligen Mitarbeiters berechnet. Je nachdem, welchen Umlagesatz der Arbeitgeber bei einer Krankenkasse gewählt hat, werden 40 bis 80 Prozent der entstandenen Aufwendungen für einen erkrankten Mitarbeiter erstattet.
Beispiel Umlage 1
Sechs Ihrer Mitarbeiter sind bei Krankenkasse A versichert. Sie haben bei dieser Krankenkasse einen Umlagesatz von 0,9 % gewählt. Das bedeutet, dass für alle sechs Mitarbeiter der gleiche Umlagesatz gilt.
Ein Mitarbeiter ist bei Krankenkasse B versichert. Für diese Krankenkasse haben Sie einen Umlagesatz von 1,1 % gewählt.
Vier weitere Mitarbeiter sind wiederum bei Krankenkasse C versichert, für welche Sie einen Umlagesatz von 2,4 % angegeben haben.
Dadurch, dass der Arbeitgeber die Möglichkeit hat, für jede Krankenkasse einen anderen Umlagesatz festzulegen, kann er sich besser auf die Krankheitstage seiner Mitarbeiter einstellen. Wenn die Mitarbeiter, die bei Krankenkasse A versichert sind, eher wenige Krankheitstage aufweisen, lohnt es sich für den Arbeitgeber hier den niedrigeren Umlagesatz zu wählen. Umgekehrt ist es sinnvoller einen höheren Umlagesatz zu wählen, wenn Mitarbeiter über das Jahr verteilt häufiger krank sind. Bei jedem neuen Mitarbeiter ist diese Einschätzung natürlich schwieriger vorzunehmen.
Arbeitgeber können Mitarbeitern bis zu drei Karenztage einräumen, bis eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen ist. Die Krankenkasse erstattet dem Arbeitgeber die entstandenen Aufwendungen für diesen Zeitraum unabhängig davon, ob eine Krankmeldung vorliegt.
Ausschluss von der Umlagepflicht U1
Einige Betriebe sind von der Umlagenpflicht U1 ausgeschlossen. Hierzu zählen:
- Betriebe, die keine oder mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen
- Bund, Länder, Gemeinden, Gemeindeverbände (AAG § 11 Abs. 1 Nr. 1)
- Alle Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie Einrichtungen, Unternehmen und Vereinigungen, die an Tarifverträge gebunden sind (AAG § 11 Abs. 1 Nr. 1)
- Zivile Arbeitskräfte (AAG § 11 Abs. 1 Nr. 2)
- Betriebe, die in Form von Hausgewerbetreibenden tätig sind (AAG §11 Abs. 1 Nr. 3)
- Spitzenverbände der freien Wohlfahrt wie Diakonisches Werk, Deutscher Caritasverbund, Deutsches Rotes Kreuz, etc. (AAG § 11 Abs. 1 Nr. 4)
Achtung: Arbeitnehmer, die im Home Office arbeiten, haben nur einen eingeschränkten Schutz durch die gesetzliche Unfallversicherung. Oft ist es schwer, einen Unfall, der zu Hause passiert ist, als Arbeitsunfall zu deklarieren. Auch auf dem Arbeitsweg erhält der Arbeitnehmer nur unter bestimmten Voraussetzungen Versicherungsschutz durch den Arbeitgeber. Damit Arbeitnehmer auf dem Arbeitsweg versichert sind, müssen sie den direkten Weg zur Arbeit beziehungsweise nach Hause nehmen. Wählt der Angestellte einen Umweg, ist er nicht mehr durch die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert.
Umlagepflicht U2 – Mutterschaftsgeld
Bei der Umlage 2 handelt es sich im Grunde genommen um das gleiche Aufwendungsausgleichsprinzip wie bei der Umlage 1. Auch bei diesem Versicherungsverfahren soll die finanzielle Belastung für Betriebe ausgeglichen werden, wenn diese Mutterschaftsgeld für eine Mitarbeiterin zahlen müssen. Der bedeutende Unterschied zur U1 besteht jedoch darin, dass die Teilnahme an der U2 für jeden Arbeitgeber – unabhängig von der Größe des Unternehmens – verpflichtend ist. Auch die Höhe der Beiträge und die Höhe der Erstattung durch die Krankenkasse sind bei der U2 anders geregelt.
Für jede Mitarbeiterin muss der Arbeitgeber einen monatlichen Umlagebeitrag an die Krankenkasse der jeweiligen Arbeitnehmerin zahlen. Der Umlagesatz ist je nach Krankenkasse unterschiedlich hoch, wodurch auch der Umlagebeitrag je nach Krankenkasse variiert. Jedoch bekommt der Arbeitgeber, anders als bei der U1, die entstandenen Aufwendungen zu 100% von der Krankenkasse erstattet.
Während des Mutterschutzes befinden sich Mütter in einem Beschäftigungsverbot. In dieser Zeit erhalten sie durch ihren Arbeitgeber den sogenannten Mutterschaftslohn. Wie hoch dieser ausfällt, hängt von der Höhe des Gehalts ab, das die Mutter zuvor erhaltenen ab. Aus den letzten zwölf Monatsgehältern wird ein Durchschnittsgehalt für den Mutterschaftslohn errechnet. Auch Zuschläge (beispielsweise durch Überstunden oder zugesagte Gehaltserhöhungen) werden bei der Rechnung berücksichtigt.
Gesetzesänderung zur Umlage 2
Bis Ende 2005 war die Teilnahme am Umlageverfahren U2 nur für Betriebe mit einer Größe bis zu 30 Mitarbeitern verpflichtend. Die Begrenzung wurde jedoch aufgehoben, da befürchtet wurde, dass insbesondere größere Betriebe weniger Frauen einstellen würden, um eine finanzielle Belastung durch sich im Mutterschutz befindlichen Mitarbeiterinnen zu verhindern. Seit 2006 ist die Teilnahme am Umlageverfahren U2 für alle Unternehmen verpflichtend, unabhängig von ihrer Größe.
Auch Selbständige haben unter bestimmten Voraussetzungen Anspruch auf Mutterschaftsgeld sowie Elterngeld und müssen an dem Umlageverfahren 2 teilnehmen. Da für Selbständige jedoch eine andere Berechnungsgrundlage gilt als für Angestellte, müssen zusätzlich einige Aspekte beachtet werden. Lesen Sie mehr dazu im ausführlichen Ratgeber zum Thema Elterngeld für Selbständige.
Umlage 1 berechnen
Wie bereits erwähnt, kann der Arbeitgeber den Beitragssatz für die Umlage für seine Mitarbeiter für jede Krankenkasse individuell festsetzen. Je nach Krankenkasse kann der Umlagensatz zwischen 0,9 und vier Prozent liegen. Erstattet werden jedoch nur 40 bis 80 Prozent der Arbeitgeberaufwendungen, wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. Die Erstattung ist also immer niedriger als die Prämie, die der Arbeitgeber eingezahlt hat.
Bei der Berechnung der Umlage spielt die Höhe des Gehalts des jeweiligen Mitarbeiters eine große Rolle. Je höher das monatliche Gehalt eines Mitarbeiters ist, desto höher fällt auch die zu zahlende Umlage aus.
Teilzeitbeschäftigte werden im Umlageverfahren nur anteilig berechnet:
| Wöchentliche Arbeitszeit | Anrechnungsfaktor |
| bis 10 Std. | 0,25 |
| bis 20 Std. | 0,50 |
| bis 30 Std. | 0,75 |
| über 30 Std. | 1,00 |
Beispiel Rechnung Umlage 1
Ein Mitarbeiter fällt aufgrund von Krankheit für fünf Arbeitstage aus. Er arbeitet 40 Stunden im Monat und sein monatliches Gehalt beträgt 2.800 Euro. Der Monat, in dem der Mitarbeiter erkrankt, hat 25 Arbeitstage. Die Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter versichert ist, erstattet 80 Prozent der Arbeitgeberaufwendungen. Die Berechnung der zu erstattenden Summe lautet wie folgt:
2.800 € : 25 x 5 = 560 €
Von den 560 Euro erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber 80 Prozent:
560 € x 80% = 448 €
Die Umlagenbeiträge für privatversicherte Mitarbeiter müssen ebenfalls an die jeweilige Kasse abgeführt werden. Umlagen für Minijobber werden an die Minijobzentrale entrichtet.
Für Mitarbeiter, die maximal vier Wochen in einem Betrieb beschäftigt sind oder wenn gemäß § 3 Abs. 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) kein Anspruch auf eine Lohnzahlung entsteht, müssen keine Umlagen entrichtet werden. Auch wenn Entgelt nur einmalig an einen Mitarbeiter gezahlt wird, muss gemäß § 23a des vierten Sozialgesetzbuches (SGB IV) keine Umlage gezahlt werden.
Es kann auch vorkommen, dass ein Mitarbeiter während eines Arbeitstages erkrankt. Für den entsprechenden Resttag erhält der Arbeitgeber keine Erstattung durch das Umlageverfahren. Erst ab dem ersten vollen Krankheitstag, der durch ein ärztliches Attest bescheinigt wurde, findet eine Erstattung der Lohnfortzahlung statt.
