Welche Angaben müssen in einer Verdienstbescheinigung enthalten sein?
Folgende Angaben müssen in einer Verdienstbescheinigung stehen:
- Name und Adresse
- Geburtsdatum
- Versicherungsnummer
- Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
- Ende des Beschäftigungsverhältnisses (falls es in absehbarer Zeit stattfindet oder bereits eingetreten ist)
- Abrechnungszeitraum
- Lohnsteuerklasse
- Freibeträge
- Steueridentifikationsnummer
- Beitragsschlüssel zur Sozialversicherung
- Gesamtbruttoentgelt (inkl. Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge oder vermögenswerte Leistungen)
Anders als bei der Lohnabrechnung müssen nicht alle steuerlichen Abzüge, Sozialbeiträge und sonstigen Bezüge angegeben werden. Während sich eine Verdienstbescheinigung auf den Verdienst des gesamten Zeitraumes ab dem Eintrittsdatum bezieht, spielt bei der Lohnabrechnung nur das monatliche Gehalt bzw. der in einem Monat erwirtschaftete Lohn eine Rolle.
Verdienstbescheinigung: Das richtige Muster finden
Während viele Verdienstbescheinigungen als Formblätter zum Ausfüllen bei z. B. den Ämtern zum Download bereit stehen, müssen Sie bei verschiedenen Nachweisen selbst einen Text verfassen. Bei der Erstellung einer Verdienstbescheinigung vereinfacht hier ein geeignetes Muster die Arbeit enorm. Die Vorteile liegen auf der Hand: Alle rechtlich vorausgesetzten Angaben sind bereits enthalten und Sie brauchen nur die Lücken auszufüllen. Natürlich können Sie selbst mit Word oder Excel Hand anlegen, allerdings ist dies etwas mühsam und zeitaufwändig. Bei der großen Auswahl an kostenlosen Verdienstbescheinigungsmustern ist dies auch nicht unbedingt notwendig.
Wenn Sie ein Muster aus dem Internet verwenden, achten Sie auf folgende Kriterien:
- Die Quelle muss seriös sein. Dies ist nicht nur wichtig, um rechtliche Korrektheit zu gewährleisten, sondern auch, um schädliche Software wie Viren oder Trojaner zu vermeiden. Webseiten des öffentlichen Dienstes, wirtschaftliche Lexika und Webseiten von Buchhaltungssoftwareproduzenten sind zuverlässige Quellen.
- Das Muster muss den aktuellen rechtlichen Regelungen entsprechen. Beachten Sie also das Erstellungsdatum. In dieser Hinsicht ist es empfehlenswert, sich stets über gesetzliche Änderungen zu informieren und bei Bedarf ein neues Muster zu suchen.
- Wählen Sie ein Muster im PDF-Format. Diese Muster haben den Vorteil, dass sie direkt am PC ausgefüllt werden können und in jeder Software korrekt angezeigt werden. Bei DOC- oder ODT-Dateien besteht das Problem, dass diese Dateien nicht in jeder Software einheitlich angezeigt werden.
- Achten Sie auf ein übersichtliches und auch im Schwarz-Weiß-Druck leicht lesbares Design. Damit sparen Sie Druckkosten. Das Design muss in erster Linie zweckmäßig sein, besondere Schriftarten oder Illustrationen sind in anderen Kontexten besser aufgehoben.
Wenn Sie diese Voraussetzungen beachten, finden Sie schnell ein geeignetes Muster im Internet. Damit erhalten Ihre Mitarbeiter eine praktische Möglichkeit, ihre Verdienste und Einkünfte nachzuweisen.
Wozu braucht man eine Verdienstbescheinigung?
Eine Verdienstbescheinigung wird vom Arbeitgeber angefertigt. In diesem Dokument ist zu erkennen, wie viel ein Arbeitnehmer verdient hat, zu welchen Zeiten er gearbeitet hat und welche sozialversicherungspflichtigen Einkünfte bei ihm vorlagen.
Eine Verdienstbescheinigung muss bei folgenden Anlässen vorgelegt werden:
- Kreditantrag: Wer einen Kredit aufnimmt, muss nachweisen können, dass er genug verdient, um den beantragten Kredit zurückzuzahlen.
- Mietvertragsabschluss: Beim Abschluss eines Mietvertrages geht der Vermieter sicher, dass die Miete bezahlt werden kann.
- Hauskauf auf Raten: Genau wie bei der Miete möchte der Verkäufer des Hauses sichergehen, dass die Raten in der vorgesehenen Zeit abbezahlt werden können.
- Rentenbescheide: Die Verdienstbescheinigung dient dazu, die Rente zu berechnen.
Abrechnung von Wertpapieren: Bei der Abrechnung von Wertpapieren dient die Verdienstbescheinigung als Einkommensnachweis, der für die Bonitätsprüfung von Bedeutung ist.
Antrag auf öffentliche Geldmittel (z. B. BAföG, Wohngeld): Hier prüft die Behörde unter anderem mit Hilfe der Verdienstbescheinigung, ob dem Antragsteller die finanzielle Förderung zusteht. - Arbeitsamt: Wenn Sie einen Minijobber beschäftigen, der zusätzlich Leistungen für Arbeitslose bezieht, sind Sie als Arbeitgeber nicht nur zu einer Lohnabrechnung für den Minijob, sondern auch zu einer Bescheinigung über Nebeneinkommen verpflichtet.
Die Verdienstbescheinigung wird immer nach dem ersten Abrechnungsmonat ausgestellt. Als Arbeitgeber sind Sie zur Ausstellung verpflichtet, allerdings darf ein Arbeitnehmer nicht ständig neue Verdienstbescheinigungen verlangen. Dazu ist er nur berechtigt, wenn sich Beträge oder andere Angaben ändern. Liegt eine solche Berechtigung vor, sollten Sie in absehbarer Zeit eine neue Verdienstbescheinigung ausstellen.
Beachten Sie bitte, dass die Verdienstbescheinigung nicht identisch mit der Lohnabrechnung ist. Die Lohnabrechnung – egal, ob für Minijob, Ausbildungsverhältnis, Praktikum oder Festanstellung – muss dem Arbeitnehmer jeden Monat vorgelegt werden.
