„Virtuelles Büro“, „Virtuelles Sekretariat“ oder auch „Virtual Office“ sind Begriffe, die in der Businesswelt immer wieder zu hören sind, doch längst nicht jeder weiß, was es damit auf sich hat. firma.de beantwortet all Ihre Fragen rund um das Virtual Office.
Was ist eigentlich ein virtuelles Büro/Virtual Office?
Bei dem Wort virtuell denkt man meist an eine abstrakte Computerwelt bzw. an ein Büro, welches gleichzeitig da und irgendwie nicht da ist: eine Art unsichtbares Büro. Und mit dieser Vermutung liegt man gar nicht mal so falsch: Unter einem virtuellen Büro versteht man Formen von Kommunikations- und Adress-Services, die von einem Dienstleister erbracht werden, ohne dass dieser bei seinen Kunden vor Ort ist und dort Büroräume zur Verfügung stellt. Virtuelle Büros gibt es in sehr unterschiedlichen Formen, oft auch in Kombination miteinander. Welche Dienstleistungen ein virtuelles Büro genau umfassen kann und welche Servicepalette angeboten wird, ist im Folgenden aufgeführt.
Was ein virtuelles Büro Ihnen abnehmen kann
Spricht man von einem virtuellen Büro, kann es sich um diverse Dienstleistungen handeln, die Sie einzeln oder auch in Kombination miteinander in Anspruch nehmen können. Diese Leistungen liegen entweder im Bereich Kommunikation oder der Bereitstellung von Büro-Räumlichkeiten.
Rezeptions-Service über Telefon-Software
Hier wird eine traditionelle Telefondienstannahme vor Ort durch ein Team von Ansprechpartnern an einem anderen Ort ersetzt, das Anrufe per Internet empfängt und bearbeitet.
Der Virtual Assistant – der versteckte Helfer im Hintergrund
Ein virtueller Assistent ist in der Regel selbständig, arbeitet von seinem Home-Office aus und bietet seinen Kunden technische, kreative oder auch administrative Unterstützung.
Das Call Center – die Telefonlösung bei vielen Anrufen
Ein Call Center ist im Prinzip dasselbe wie ein Rezeptions-Service, verfügt jedoch über eine verhältnismäßig hohe Anzahl an Mitarbeitern und kann mehrere Anrufe für Sie gleichzeitig entgegen nehmen.
Voicemail – der elektronische Anrufbeantworter
Wer Anrufe nicht bearbeiten lassen, sondern lediglich elektronisch speichern möchte, greift auf das verhältnismäßig preiswerte Voicemail zurück. Oftmals lassen Nutzer Voicemail-Nachrichten in Emails umwandeln, um sie einfach zu bearbeiten. Allerdings spricht eine Großzahl der Anrufer keine Nachricht auf, da sie den persönlichen Kontakt bevorzugen.
Virtuelle Geschäftsadresse mieten
Sie mieten sich bei einem Dienstleister eine renommierte Geschäftsadresse in einer bestimmten Stadt, ohne selbst eine Firmenniederlassung vor Ort haben zu müssen – und das zu einem Bruchteil der Kosten, die Sie sonst hätten. Mit der richtigen Adresse hinterlassen Sie einen völlig anderen Eindruck, der bei Geschäftspartnern den kleinen Unterschied machen kann, der auf Sie besondere Aufmerksamkeit lenkt.
Kundenbetreuung per Telefon
Um ihre Ressourcen zu entlasten, lagern viele die Kundenbetreuung aus an externe Telefondienstleister. So werden nur die Anrufe zu Ihnen durchgestellt, die für Sie akut und relevant sind.
Virtual Office – Ihr „unsichtbares Büro“ wird sichtbar
Bei diesen Diensten geht es weniger darum, dass sie Kommunikation outsourcen sondern vielmehr, dass Ihr Virtual Office-Dienstleister Ihnen in irgendeiner Form eine physisch vorhandene Lokalität als Adresse oder als Büroraum zur Nutzung zur Verfügung stellt und meist selbst vor Ort administrative Aufgaben oder Bürotätigkeiten für Sie übernimmt. Hier finden Sie die wichtigsten Dienste aufgeführt.
Geschäftsadresse mieten
Hierbei nutzen Sie ein Gebäude mit Prestige in einer bestimmten Stadt oder bestimmten Städten als Geschäftsadresse. Dies vermittelt nicht nur einen guten Eindruck bei Kunden, sondern erhöht zusätzlich Ihre Privatsphäre und persönliche Sicherheit, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Die Geschäftsadresse ist definitiv die bessere Alternative zum Postfach. Nutzen Sie Bürodienstleister, die an mehreren Orten lokalisiert sind, können Sie gleichzeitig Präsenz an mehreren potentiellen Märkten zeigen.
Postadresse mieten
Von einer Postadresse aus ist die Annahme, der Versand und die Weiterleitung ihrer Post möglich. In jedem Fall ist eine Postadresse einem Postfach vorzuziehen, da ein Postfach dem Kunden das Gefühl vermittelt, dass seine Sendung zunächst nicht direkt beim Empfänger landet und unklar bleibt, in welcher Frequenz das Postfach geleert wird. Eine Postadresse ist übrigens wie auch ein Postfach keine sogenannte ladungsfähige Anschrift, d. h. diese Adresse darf beispielsweise nicht zur Zustellung einer Klage benutzt werden, ist nicht Verwaltungssitz. In der Umgangssprache nennt man diese Form des virtuellen Büros, bei der die Postabwicklung an Bürodienstleister abgegeben wird, auch Briefkastenadresse.
Digitale Postweiterleitung
Bei diesem Dienst öffnet ein Dienstleister für Sie Ihre Post, scannt sie ein und lädt sie sofort nach dem Öffnen auf einen Cloud-Server. So haben Sie schon wenig später von nahezu jedem beliebigen Standort aus Zugriff auf den digitalisierten Inhalt. Selbstverständlich ist ein solcher Dienst auch manuell möglich, so dass die Post an sie weitergeleitet wird, beispielsweise über eine prestigeträchtige Adresse.
Rezeptionsdienste
Vor Ort an Ihrer Geschäftsadresse nimmt ein Rezeptionist Sendungen für Sie in Empfang oder händigt Dokumente nach Ausweiskontrolle an bestimmte Personen aus. Je nach Dienstleister sind auch Notare vor Ort, die bei Bedarf zum Einsatz kommen können.
Konferenzräume mieten
Wenn Konferenzräume sehr kurzfristig gebucht werden können bzw. bei Bedarf kann man auch bei einem solchen Dienst von einem „virtuellen Büro“ sprechen.
Büro auf Abruf
Können Sie sich kurzfristig für einen Büroplatz anmelden oder vorbeikommen, wann immer sie wollen, spricht man von einem „Büro auf Abruf“. Es gibt verschiedene On-demand-Bürolösungen mit Coworking Spaces oder auch Einzelbüros, die stunden- oder tageweise gebucht werden können. Ist dies sehr kurzfristig möglich, spricht man auch von einem virtuellen Büro.
Full-Service-Vorzüge
Bei Büroanbietern wie Regus profitieren Sie meist von All-inclusive-Annehmlichkeiten wie einer schnellen Internetverbindung, erweiterten Telefonfunktionen, der Benutzung von Fax, Drucker und Kopierer, Konferenzschaltungen und vielem mehr.
Virtual Office-Lösungen
Mit einer solchen Rundum-Lösung eines Bürodienstleisters genießt man als Nutzer eine Vielzahl der oben genannten Vorteile. Der Dienstleister Regus bietet beispielsweise weltweit an über 3000 Standorten Virtual Office-Dienste an inkl. kostenlosem Zugang zu Business-Lounges, Geschäftsadresse und viele weiteren Features.
Das Virtuelle Büro – Ihre Top-Adresse vor Ort
Es erfordert inzwischen kaum noch Aufwand, sich eine Geschäftsadresse im Top-Viertel von München, L. A. oder New York zu sichern, denn durch einen Dienstleister mit einer Virtual Office-Lösung können Sie gleich mehrere seiner Standorte mit Bürocentern für Ihre Zwecke nutzen. Diese Variante ist im Übrigen sehr empfehlenswert, wenn Sie neue Märkte in einem anderen Bundesland oder im Ausland austesten. Eine Adresse vor Ort bzw. in der Nähe erzeugt sofort mehr Vertrauen als wenn sich diese in einem anderen Bundesland, einem anderen Land oder sogar auf einem anderen Kontinent am anderen Ende der Welt befindet. Allein in Deutschland sind beliebte Bürostandplätze wie der Königsplatz in München, das Chilehaus in Hamburg oder die Skyper Villa in Frankfurt erste Adressen, die in der Businesswelt Eindruck hinterlassen und für Seriosität stehen. Mit einer Businessworld-Mitgliedschaft sichern Sie sich maximale Spontanität, denn so können Sie auch kurzfristig in eine Business Lounge oder ein Büro einchecken – bundesweit und weltweit.
Virtuelle Büros in Deutschland
Möchten Sie Ihr Image mit einer erstklassigen Geschäftsadresse aufwerten, können Sie beim Bürodienstleiser Regus aus 20 Top-Standorten in ganz Deutschland auswählen. Profitieren Sie von angesehenen Top-Adressen wie dem Berliner Stadtquartier, dem Kölner Kranhaus, dem Düsseldorfer Seestern, Hamburgs Neuem Wall 63, dem Gerriot’s in Frankfurt oder in der Königstraße 26 in Stuttgart.
In Deutschland stehen Virtual Office-Adressen mit Top-Renommee in folgenden Städten zur Auswahl:
- Berlin
- Böblingen/Sindelfingen
- Bremen
- Dortmund
- Dresden
- Düsseldorf
- Erfurt
- Essen
- Frankfurt
- Hamburg
- Hannover
- Heidelberg-Walldorf
- Karlsruhe
- Köln
- Leipzig
- München
- Nürnberg
- Stuttgart
Virtuelle Büros weltweit mieten
Mit der Businessworld-Mitgliedschaft von Regus steht Ihnen die Welt offen, denn Ihnen stehen insgesamt 3000 Business Center in 120 Ländern und auf allen Kontinenten zur Verfügung. Je nachdem, wie oft und wo sie unterwegs sind, gibt es verschiedene Mitgliedsmodelle.
Die Business-Blue-Mitgliedschaft ermöglicht Inhabern Rabatte auf Konferenzräume, Tagesbüros und Videokonferenzen in allen Regus-Centern. Die Blue-Variante ist auch dann ideal, wenn Sie – egal wo auf der Welt Sie gerade sind – einen technisch professionell ausgestatteten Raum benötigen, um Geschäftspartnern etwas zu präsentieren. So bleiben sie flexibel und ortsunabhängig. Wählen Sie Businessworld Gold, erhalten Sie entweder unbegrenzt Zugang zu allen Business Lounges in Ihrer Stadt und ganz Deutschland oder eben sogar weltweit. Die Platinum-Mitgliedschaft bietet sogar noch mehr, denn mit dieser Mitgliedskarte wird Ihnen auch kurzfristig freier Zugang zu voll ausgestatteten Campus- oder Einzelbüros gewährt – wahlweise an 5, 10 oder unbegrenzt vielen Tagen pro Monat. „Virtuell“ heißt bei diesen Bürolösungen nicht, dass man Zugeständnisse zu machen braucht, denn Sie erhalten zusätzlich zu Flexibilität, Top-Service und bestem Komfort alles, was ein modernes Büro ausmacht.
Virtuelles Büro – die Outsourcing-Lösung
Die verschiedenen Formen des virtuellen Büros erfreuen sich immer größerer Beliebtheit und kommen auch bei Deutschlands Businesswelt hervorragend an. Wählen Sie im Idealfall eine Kombination aus den Virtual Office-Lösungen, die für Ihr Unternehmen besonders geeignet sind. Und stets kommen neue moderne Formen des Outsourcings von Bürodienstleistungen hinzu, um Ihnen den Büroalltag zu erleichtern. Wie alle Formen des Outsourcings ermöglicht auch diese, dass Sie als Unternehmer und auch Ihre Mitarbeiter sich auf Ihre Stärken und Kernkompetenzen besinnen können, ohne sich darum kümmern zu müssen, die Post zu sortieren, einen neuen Toner zu bestellen oder den defekten Beamer zu reparieren. Überlassen Sie diese Aufgaben einem Bürodienstleister, werden diese schnell und effizient erledigt und Sie haben den Kopf frei für wichtigeres: Ihr Unternehmen.
